Auftragsverarbeitungsvertrag

1. Vertragsparteien

2. Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter erbringt für den Verantwortlichen Dienstleistungen im Bereich SaaS-Software (Software-as-a-Service) zur Verwaltung von Netzwerk-Marketing-Aktivitäten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei im Auftrag des Verantwortlichen.

Die Laufzeit dieses AVV entspricht der Laufzeit des Nutzungsverhältnisses. Er endet automatisch mit der Löschung des Nutzerkontos. Das gilt auch für die automatische Löschung nicht genutzter Konten ohne kostenpflichtigen Plan nach Ziffer 10 Absatz 2.

3. Art und Zweck der Verarbeitung

Folgende Verarbeitungstätigkeiten werden im Auftrag durchgeführt:

• Speicherung und Verwaltung von Kontakt- und Partnerdaten
• Durchführung von Onboarding-Journeys via Telegram
• Versand von Erinnerungen und Benachrichtigungen an den Verantwortlichen (Telegram, E-Mail) – einschließlich einer täglichen Erinnerung an die von ihm selbst gesetzten Wiedervorlagen und an die von ihm zu einem Vertriebspartner gesetzten Erinnerungen, die er hierfür ausdrücklich einschalten muss (standardmäßig ausgeschaltet). Diese Nachrichten können Auftragsdaten im Nachrichtentext enthalten: bei dieser Erinnerung bis zu fünf Namen der betroffenen Kontakte, Interessenten, Kunden oder Vertriebspartner nebst dem vom Verantwortlichen hinterlegten Grund – bei einer Erinnerung zu einem Vertriebspartner dessen Name, die Angabe „Partner“ und der vom Verantwortlichen selbst vergebene Titel der Erinnerung; weitere Angaben zu diesen Personen (etwa Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) werden nicht in die Nachricht übernommen; zusätzlich – auch an Tagen ohne fällige Wiedervorlage – bis zu fünf der am Versandtag anstehenden Jahrestage aus Datumsfeldern der Zusatzprofile nicht archivierter Kunden, für die der Verantwortliche die Erinnerung eingeschaltet hat (Bezeichnung des Eintrags, etwa der Name eines Haustiers, Name des Kunden und Feldbezeichnung, darüber hinaus nur deren Anzahl; nicht das Datum selbst und keine Werte weiterer Felder; nur, solange er die Geburtstags-Erinnerungen nicht abgeschaltet hat); bei der Tageszusammenfassung über Telegram entsprechende Angaben zu anstehenden Aufgaben, Terminen und Geburtstagen – einschließlich der Jahrestage aus Datumsfeldern der Zusatzprofile, für die der Verantwortliche die Erinnerung eingeschaltet hat (Bezeichnung des Eintrags, etwa der Name eines Haustiers, Name des Kunden und Feldbezeichnung; nur, solange er die Geburtstags-Erinnerungen nicht abgeschaltet hat). Der Versand erfolgt an die E-Mail-Adresse bzw. den Telegram-Bot des Verantwortlichen selbst – sowie, soweit er es je Person einschaltet, an die von ihm eingerichteten Assistenz-Zugänge (Ziffer 16) –, nicht an die betroffenen Personen (Unterauftragnehmer siehe Ziffer 8)
• Versand von Hinweisen zur Einrichtung an den Verantwortlichen selbst (höchstens vier E-Mails in den ersten Wochen nach seiner Registrierung, darunter eine einmalige Erinnerung an einen begonnenen, aber nicht abgeschlossenen Einrichtungs-Assistenten). Diese Nachrichten enthalten keine Auftragsdaten; für die Auswahl wird an Auftragsdaten ausschließlich geprüft, ob im Konto des Verantwortlichen bereits ein Kontakt angelegt und ob dort eine Wiedervorlage gesetzt ist – im Übrigen allein Angaben zum Konto des Verantwortlichen selbst (öffentlich geschaltete Profilseite, Abschluss des Einrichtungs-Assistenten). Namen, Notizen oder sonstige Angaben zu betroffenen Personen werden dabei weder ausgewertet noch in die Nachricht übernommen
• KI-gestützte Analyse von Gesprächsverläufen (auf explizite Nutzeranfrage)
• Speicherung von Notizen, Gesprächshistorien und Einschätzungen
• Speicherung, Anzeige, Durchsuchung und Export (CSV) von Zusatzangaben zu Kunden („Zusatzprofile“): Der Verantwortliche legt je Konto selbst fest, welche Felder es gibt (Bezeichnung und Art – Text, Zahl, Datum oder Auswahl), und trägt die Werte je Kunde ein – von Hand, per Import (CSV oder Google Sheets) oder, beim Umwandeln eines Interessenten in einen Kunden, durch ausdrückliche Übernahme einzelner von ihm ausgewählter Antworten aus dem Umfrage-Funnel, die bereits beim Interessenten gespeichert sind. Für Datumsfelder, bei denen er die Erinnerung einschaltet, zeigt die Anwendung anstehende Jahrestage an; in vorbereitete Nachrichtentexte kann er Werte über Platzhalter einsetzen lassen, ein automatischer Versand an den Kunden erfolgt dabei nicht. Mitgelieferte Vorlagen (etwa für Haustiere) sind unverbindliche Muster; welche Angaben erfasst werden, bestimmt allein der Verantwortliche (siehe Ziffer 13)
• Erfassung von Events, Terminen und Follow-up-Aufgaben
• Auf Einzelweisung des Verantwortlichen: Hinweis auf mögliche doppelte Einträge derselben Person (Abgleich von E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name ausschließlich innerhalb seines Kontos) und Zusammenführen zweier Interessenten bzw. zweier Kunden zu einem Eintrag. Dabei werden leere Felder des behaltenen Eintrags aus dem anderen ergänzt, Kontakteinträge, Wiedervorlagen, Käufe, Zusatzprofile und Umfrage-Antworten auf den behaltenen Eintrag übertragen, ein bei einer Kontaktanfrage vermerkter Nachweis (Text eines gesetzten Bestätigungs-Häkchens und angezeigte Fassung des Datenschutzhinweises) erhalten, ein Vermerk über das Zusammenführen angelegt und der andere Eintrag gelöscht. Ob zwei Einträge dieselbe Person betreffen, beurteilt allein der Verantwortliche; das Zusammenführen selbst lässt sich nicht rückgängig machen. Der gelöschte Eintrag gelangt – ohne die auf den behaltenen Eintrag übertragenen Angaben – in den Papierkorb (Ziffer 6)
• Papierkorb: Aufbewahrung gelöschter Interessenten und Kunden samt zugehörigen Angaben für 14 Tage, Zurückholen und vorzeitige endgültige Löschung auf Weisung des Verantwortlichen sowie automatische endgültige Löschung nach Ablauf der Frist (Einzelheiten in Ziffer 6)
• Entgegennahme und Speicherung von Kontaktanfragen, die Dritte über eine der öffentlichen Profilseiten, die Funnel-Seite oder die Landingpage des Verantwortlichen hinterlassen (Lead-Capture- bzw. Kontaktformular). Der Verantwortliche kann je nach gebuchtem Plan mehrere öffentliche Profilseiten unter eigenen Adressen betreiben; die Verarbeitung erfolgt für alle diese Seiten in derselben Weise und für denselben Verantwortlichen. Versieht der Verantwortliche den Link zu einer Profil- oder Funnel-Seite mit einer Herkunftsangabe (Zusatz „?via=…“ in der Adresse), wird bei der Kontaktanfrage zusätzlich der so bezeichnete Verbreitungsweg vermerkt – ausschließlich einer von sechs fest vorgegebenen Werten (Instagram, WhatsApp, Facebook, TikTok, Telegram, QR-Code), ohne Freitext; abweichende Werte werden verworfen und nicht gespeichert (siehe Ziffer 4). Gespeichert werden die vom Absender in das Formular eingegebenen Angaben – Name (je nach Einstellung in einem Feld oder getrennt nach Vor- und Nachname), E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, optionale Nachricht und, sofern der Verantwortliche dies im Formular seiner Landingpage oder Funnel-Seite einschaltet, die Postanschrift (Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort). Welche dieser Felder abgefragt werden und ob sie Pflicht sind, bestimmt allein der Verantwortliche (siehe Ziffer 6). Hat der Verantwortliche die Benachrichtigung über neue Kontaktanfragen eingeschaltet und seinen Telegram-Account verknüpft, wird ihm je Kontaktanfrage eine Telegram-Nachricht mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und gegebenenfalls Postanschrift des Absenders zugestellt; Nachricht und Umfrage-Antworten werden darin nicht übernommen. Unabhängig davon wird der Verantwortliche über jede Kontaktanfrage per E-Mail an die Adresse seines Kontos benachrichtigt, solange er dies nicht in seinen Einstellungen oder über den Abmeldelink abgeschaltet hat (standardmäßig eingeschaltet; höchstens 20 Nachrichten je Stunde). Diese E-Mail enthält an Auftragsdaten ausschließlich den Namen des Absenders und die Angabe, ob er eine E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer hinterlassen hat, daneben die betroffene Seite des Verantwortlichen; E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift, Nachricht, Umfrage-Antworten und Herkunftsangabe werden nicht in die Nachricht übernommen
• Lead-Schnittstelle (ab Plan Premium): Entgegennahme von Einsendungen aus Formularen, die der Verantwortliche auf einer eigenen, nicht vom Auftragsverarbeiter betriebenen Website einsetzt und die sein System mit einem von ihm angelegten Schlüssel an die Schnittstelle des Auftragsverarbeiters übermittelt, und deren Anlage als Kontaktanfrage (Interessent) in seinem Konto. Übernommen werden ausschließlich Name (in einem Feld oder getrennt nach Vor- und Nachname), E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer und eine optionale Nachricht sowie – als Notiz an der Kontaktanfrage – die vom System des Verantwortlichen übermittelte Bezeichnung des Formulars und die Adresse der Seite (nur Domain und Pfad); weitere übermittelte Felder werden verworfen und nicht gespeichert. Eine mitgesendete Kennung der Einsendung wird nur als daraus abgeleiteter Prüfwert gespeichert, damit eine wiederholt gesendete Einsendung nur einmal angelegt wird. Die Benachrichtigung des Verantwortlichen in der Anwendung, per E-Mail und – falls verknüpft und eingeschaltet – per Telegram erfolgt im selben Umfang wie bei Kontaktanfragen über seine öffentlichen Seiten; an die Stelle der Seite tritt die übermittelte Bezeichnung des Formulars bzw. der Hinweis auf seine Website. Der Schlüssel berechtigt ausschließlich zum Anlegen solcher Kontaktanfragen, nicht zum Lesen von Daten; der Auftragsverarbeiter speichert ihn nur als Hashwert. Die Erhebung auf der Website, die Auswahl der dort abgefragten Felder, die Rechtsgrundlage der Erhebung und die Information der Absender nach Art. 13 DSGVO – einschließlich des Hinweises auf die Übermittlung an den Auftragsverarbeiter – liegen allein beim Verantwortlichen; der Auftragsverarbeiter hat auf das Formular keinen Einfluss, prüft die übermittelten Inhalte nicht vor und verarbeitet sie erst ab ihrem Eingang an der Schnittstelle (siehe Ziffer 13). Diese Regelung ergänzt diesen Vertrag; sie gilt für den Verantwortlichen – entsprechend AGB Ziffer 13 – erst, wenn er ihr ausdrücklich zustimmt. Die Zustimmung zu dieser Ergänzung und die Weisung nach ihr erklärt der Verantwortliche beim Anlegen jedes Schlüssels per Häkchen, zusammen mit der Zusage, die Absender auf die Übermittlung an den Auftragsverarbeiter hinzuweisen und über das Formular keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten abzufragen; ohne diese Erklärung wird kein Schlüssel angelegt. Zeitpunkt und Fassung der Zustimmung zur Ergänzung und der Weisung werden am Schlüssel gespeichert, zusammen mit einer Prüfsumme (SHA-256) der zu diesem Zeitpunkt zuletzt im Archiv der Fassungen erfassten Fassung dieses AVV
• Calendly-Anbindung: Hat der Verantwortliche sein eigenes Konto bei Calendly per Webhook mit dem Auftragsverarbeiter verbunden und dort den Signaturschlüssel des Webhooks hinterlegt, nimmt der Auftragsverarbeiter auf diese Weisung die von Calendly übermittelten Meldungen über neue Buchungen entgegen und legt daraus eine Kontaktanfrage (Interessent) in seinem Konto an. Übernommen werden ausschließlich Name und E-Mail-Adresse der buchenden Person sowie die Bezeichnung des gebuchten Termintyps und – als Notiz an der Kontaktanfrage zusammen mit dieser Bezeichnung – der Beginn des Termins; weitere Angaben der Meldung, insbesondere Antworten auf Fragen des Buchungsformulars, werden nicht gespeichert. Meldungen ohne gültige Signatur werden verworfen. Besteht im Konto bereits eine Kontaktanfrage mit derselben E-Mail-Adresse, wird keine weitere angelegt; stattdessen werden Termintyp und Beginn des Termins der neuen Buchung als weitere Notiz an dieser Kontaktanfrage abgelegt. Absagen und Verschiebungen werden nicht verarbeitet. Der Verantwortliche wird in der Anwendung benachrichtigt – bei einer neuen Kontaktanfrage mit Name, E-Mail-Adresse, Termintyp und Termin, bei einer weiteren Buchung zu einer bestehenden Kontaktanfrage mit Name, Termintyp und Termin; eine Benachrichtigung per E-Mail oder Telegram erfolgt hierfür nicht. Ist die im Plan des Verantwortlichen geltende Höchstzahl an Kontaktanfragen erreicht, wird keine Kontaktanfrage angelegt; der Verantwortliche wird dann in der Anwendung lediglich mit Termintyp und Termin – ohne Name oder E-Mail-Adresse der buchenden Person – sowie dem Hinweis benachrichtigt, dass die Buchung nur in seinem Calendly-Konto vorliegt, und darüber hinaus wird aus der Buchung nichts gespeichert. Calendly ist dabei kein Unterauftragnehmer des Auftragsverarbeiters im Sinne der Ziffer 8, sondern ein vom Verantwortlichen selbst eingesetzter Dienst, über den der Auftragsverarbeiter nicht verfügt. Das Vertragsverhältnis zu Calendly liegt allein beim Verantwortlichen: Er schließt – soweit Calendly die Daten in seinem Auftrag verarbeitet – selbst einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO mit Calendly, sichert eine Übermittlung in ein Drittland ab (Art. 44 ff. DSGVO) und gestaltet das Buchungsformular; ebenso liegt bei ihm die Information der buchenden Personen nach Art. 13 DSGVO – einschließlich des Hinweises auf die Übermittlung an den Auftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeiter ist an diesem Vertragsverhältnis nicht beteiligt und verarbeitet die Daten erst ab ihrem Eingang bei ihm. Von der eingebetteten Terminbuchung auf den öffentlichen Seiten des Verantwortlichen, die nach Ziffer 12 nicht vom Auftrag umfasst ist, ist diese Anbindung zu unterscheiden. Diese Regelung ergänzt diesen Vertrag; sie gilt für den Verantwortlichen – entsprechend AGB Ziffer 13 – erst, wenn er ihr ausdrücklich zustimmt. Die Zustimmung zu dieser Ergänzung und die Weisung nach ihr erklärt der Verantwortliche beim Speichern des Signaturschlüssels per Häkchen, zusammen mit der Zusage, die erforderlichen Verträge mit Calendly selbst geschlossen zu haben, die buchenden Personen auf die Übermittlung an den Auftragsverarbeiter hinzuweisen und über das Buchungsformular keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten abzufragen; ohne diese Erklärung kann der Schlüssel nicht gespeichert werden. Zeitpunkt und Fassung der zuletzt erklärten Zustimmung zur Ergänzung und Weisung werden gespeichert, zusammen mit einer Prüfsumme (SHA-256) der zu diesem Zeitpunkt zuletzt im Archiv der Fassungen erfassten Fassung dieses AVV
• Anzeige der vom Verantwortlichen selbst formulierten Fragen im Umfrage-Modus seiner Funnel-Seite sowie Entgegennahme, Speicherung und Anzeige der von den Formular-Absendern hierauf gegebenen Antworten (als Momentaufnahme aus Fragetext und Antwort bei der jeweiligen Kontaktanfrage). Inhalt und Formulierung der Fragen bestimmt ausschließlich der Verantwortliche; der Auftragsverarbeiter prüft sie nicht inhaltlich vor (siehe Ziffer 13). Überträgt der Verantwortliche eine solche Kontaktanfrage in seine Kundenverwaltung, kopiert der Auftragsverarbeiter auf diese Weisung hin die vorhandenen Antworten samt Fragetext und dem Namen der Funnel-Seite als Momentaufnahme in den neu angelegten Kundendatensatz und zeigt sie dort an; die Kopie wird mit dem Kundendatensatz gelöscht, nicht mit der Kontaktanfrage
• Auf Einzelweisung des Verantwortlichen (Weitergabe an einen Partner aus seinem Team): Übermittlung einer Kontaktanfrage an einen von ihm ausgewählten Nutzer aus seiner Downline, der den – standardmäßig eingeschalteten – Empfang solcher Anfragen nicht abgeschaltet und sich mit den AGB des Auftragsverarbeiters (Ziffer 7) zu den Pflichten eines Empfängers verpflichtet hat. Möglich ist dies nur für Kontaktanfragen, die über ein Formular eingegangen sind, für das der Verantwortliche die Weitergabe eingeschaltet hat und dessen verlinkter Datenschutzhinweis den Besucher auf die mögliche Weitergabe hinweist, und nur nach seiner Bestätigung, dass die Anfrage keine Angaben zur Gesundheit oder zu Beschwerden enthält. Übermittelt werden Name, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift, Social-Media-Profile), die beim Absenden entstandene Nachricht, Umfrage-Antworten samt Fragetext, ein gesetztes Bestätigungs-Häkchen samt Text, Art der Quelle und Interesse sowie der Name der Herkunftsseite; nicht übermittelt werden die Herkunftsangabe („?via=…“) und eigene Notizen des Verantwortlichen. Mit der Übermittlung wird der Empfänger für die bei ihm angelegte Kopie eigenständig Verantwortlicher; der Auftragsverarbeiter verarbeitet sie ab dann allein im Auftrag des Empfängers nach dessen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Weiterübermittlung durch den Empfänger ist technisch ausgeschlossen. Beim Verantwortlichen bleibt der ursprüngliche Eintrag mit seinem Inhalt erhalten; er wird archiviert (Status nicht änderbar, solange die Weitergabe besteht) und mit dem Vermerk der Weitergabe (Datum, Empfänger) versehen, offene Wiedervorlagen dazu werden gelöscht und eine Zuständigkeit im Team wird aufgehoben. Der Auftragsverarbeiter speichert diesen Eintrag weiter allein im Auftrag des Verantwortlichen; Zweck, Rechtsgrundlage und Dauer dieser weiteren Speicherung sowie die Löschung des Eintrags bestimmt und verantwortet allein der Verantwortliche (AGB Ziffer 7). Abweichend davon wird bei Kontaktanfragen, die vor dem 14. Oktober 2026, 19:51 Uhr (deutsche Zeit), eingegangen sind, der ursprüngliche Eintrag zugleich auf einen archivierten Vermerk (Name, Datum der Weitergabe, Empfänger, Herkunftsseite und Einordnung der Anfrage) gekürzt; Kontaktdaten, Nachricht, Umfrage-Antworten, Notizen, Herkunftsangabe und offene Wiedervorlagen werden dort gelöscht. Der Empfänger wird in der Anwendung und – falls er dies eingeschaltet hat – per Telegram mit dem Namen des Interessenten und des Verantwortlichen benachrichtigt, außerdem per E-Mail an die Adresse seines Kontos, solange er die Benachrichtigung über neue Kontaktanfragen nicht abgeschaltet hat (gleicher Schalter, gleiche Höchstzahl wie oben); die E-Mail enthält an Auftragsdaten allein den Namen des Interessenten und die Angabe, ob eine E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer hinterlegt ist, daneben den Namen des Verantwortlichen und einen Hinweis auf die Pflichten des Empfängers. Diese Benachrichtigung erfolgt bereits im Auftrag des Empfängers. Auf weitere Einzelweisung des Verantwortlichen (Zurückholen) wird ein ursprünglicher Eintrag, der nach dem vorstehenden Satz vollständig erhalten geblieben ist, wieder aktiv gestellt (Status „Neu“, Vermerk der Weitergabe entfernt); er kann danach vom Verantwortlichen selbst bearbeitet oder unter denselben Voraussetzungen erneut – auch an einen anderen Nutzer seiner Downline – weitergegeben werden. Daten aus der Kopie des Empfängers werden dabei nicht an den Verantwortlichen übermittelt. Die Kopie beim Empfänger bleibt unverändert bestehen; der Auftragsverarbeiter löscht sie nicht, da hierüber allein der Empfänger als deren Verantwortlicher entscheidet. Auf die Weisung des Verantwortlichen legt der Auftragsverarbeiter dem Empfänger eine Benachrichtigung in der Anwendung an, die den Namen des Verantwortlichen und des Interessenten sowie den Hinweis enthält, dass der Verantwortliche die Anfrage wieder betreut und der Empfänger seine Kopie löschen soll, wenn er sie nicht weiter betreut; dem Empfänger ist der Name des Interessenten bereits aus seiner Kopie bekannt. Die Benachrichtigung wird im Konto des Empfängers gespeichert und ab dann in dessen Auftrag verarbeitet. Ob die Weitergabe im Einzelfall zulässig ist, beurteilt allein der Verantwortliche; der Auftragsverarbeiter prüft das nicht
• Nur bei gesondert freigeschaltetem Zusatzmodul „Urlaubsvertretung“ und auf Weisung des Verantwortlichen, die er durch das Eintragen einer Vertretung erteilt (Urlaubsvertretung): Für den von ihm festgelegten Zeitraum von höchstens sechs Wochen zeigt der Auftragsverarbeiter einem von ihm bestimmten Nutzer aus seiner Downline (der „Vertretung“) in dessen eigenem Konto die neuen, nach dem vorstehenden Punkt übergebbaren Kontaktanfragen des Verantwortlichen an, die frühestens drei Tage vor Beginn des Zeitraums eingegangen sind – ausschließlich mit Name des Interessenten, Eingangszeitpunkt, Herkunftsseite, beim Absenden entstandener Nachricht und Umfrage-Antworten samt Fragetext, nicht mit Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift, Social-Media-Profile), eigenen Notizen des Verantwortlichen, Kunden oder sonstigen Daten seines Kontos –, benachrichtigt die Vertretung über neue solche Anfragen in der Anwendung und – falls sie dies eingeschaltet hat – über Telegram (Unterauftragnehmer siehe Ziffer 8), jeweils nur mit dem Namen des Interessenten und des Verantwortlichen, nicht per E-Mail, und führt die von der Vertretung ausgelösten Übergaben nach dem vorstehenden Punkt als Einzelweisungen des Verantwortlichen aus – mit denselben Voraussetzungen, einschließlich der Bestätigung, dass die Anfrage keine Angaben zur Gesundheit oder zu Beschwerden enthält, und auch an die Vertretung selbst. Am ursprünglichen Eintrag wird zusätzlich vermerkt, dass und durch wen (Kennung und Name der Vertretung zum Zeitpunkt der Übergabe) übergeben wurde; dieser Vermerk bleibt als Teil des Eintrags auch nach Löschung des Kontos der Vertretung erhalten. Die Vertretung handelt bis zur Übergabe auf Seiten des Verantwortlichen als eine ihm unterstellte, an seine Weisungen gebundene Person (Art. 29 DSGVO); sie ist weder Unterauftragnehmer noch Personal des Auftragsverarbeiters. Für ihre Auswahl, ihre Verpflichtung zur Vertraulichkeit und die Einhaltung seiner Weisungen sorgt der Verantwortliche selbst (Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO); der Auftragsverarbeiter prüft die Übergaben der Vertretung ebenso wenig wie die des Verantwortlichen. Eine Assistenz der Vertretung kann keine Übergabe auslösen. Der Zugriff der Vertretung endet mit Ablauf des Zeitraums oder vorher, wenn der Verantwortliche oder eine Assistenz in seinem Konto die Vertretung beendet, die Vertretung seine Downline verlässt oder ihr Konto nicht mehr aktiv ist, die Freischaltung endet oder der Plan Enterprise des Verantwortlichen nicht mehr wirksam ist; die Voraussetzungen werden bei jedem Zugriff geprüft. Die Angaben zur Vertretung selbst (Verantwortlicher, Vertretung, Zeitraum, einrichtender Login, Zeitpunkt von Eintragung und Beendigung) verarbeitet der Auftragsverarbeiter – wie die Angaben zur Verwaltung eines Assistenz-Zugangs (Ziffer 16) – nicht im Auftrag, sondern als eigener Verantwortlicher zur Bereitstellung und Absicherung der Funktion (Datenschutzerklärung Abschnitt 34); er zeigt sie dem Verantwortlichen zusammen mit der Zahl der von der Vertretung übergebenen Anfragen an. Diese Regelung gilt für den Verantwortlichen mit der gesonderten Vereinbarung über das Zusatzmodul
• Auf Weisung des Verantwortlichen (Kennzeichnung eines Widerspruchs): Vermerk bei einem Interessenten oder Kunden, dass die betroffene Person der Werbung oder einer weiteren Kontaktaufnahme widersprochen hat (Zeitpunkt der Kennzeichnung), Anzeige dieses Vermerks in der Kontaktverwaltung und Ausschluss der so gekennzeichneten Kontaktanfragen von der Weitergabe an einen Partner aus dem Team. Löscht der Verantwortliche einen gekennzeichneten Eintrag, speichert der Auftragsverarbeiter in dessen Konto einen Sperrvermerk (Ziffer 4) und kennzeichnet weitere Einträge des Kontos mit übereinstimmender E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ebenfalls. Gelangen später Daten mit übereinstimmendem Sperrvermerk in das Konto – gleich auf welchem Weg (Kontaktformular, manuelle Erfassung, Import, Umwandlung eines Interessenten in einen Kunden, Übernahme einer weitergegebenen Kontaktanfrage beim Empfänger anhand von dessen eigenen Sperrvermerken) –, wird der neue Eintrag automatisch gekennzeichnet; er wird gleichwohl gespeichert. Der Abgleich erfolgt ausschließlich innerhalb des jeweiligen Kontos, nicht kontenübergreifend. Hebt der Verantwortliche die Kennzeichnung auf, werden die zugehörigen Sperrvermerke gelöscht. Die Kennzeichnung ist ein Hilfsmittel: Sie greift nur bei übereinstimmender E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und nicht bei Kontaktwegen außerhalb der Anwendung. Ob ein Widerspruch vorliegt, wann er aufgehoben werden darf und dass er bei jeder Ansprache beachtet wird, verantwortet allein der Verantwortliche (Art. 21 Abs. 3 DSGVO)
• Auf Einzelweisung des Verantwortlichen (Grußkarten): Speicherung einer von ihm für einen Kunden erstellten digitalen Grußkarte – Anlass, Motiv, Sprache und der von ihm verfasste bzw. aus einer mitgelieferten Vorlage übernommene Text, der in der Regel den Vornamen des Kunden enthält – nebst Zuordnung zu Konto und Kunde, einer vom Auftragsverarbeiter zufällig erzeugten Kennung und dem Zeitpunkt der Erstellung, beim Anlass „Ehrentag“ zusätzlich einer serverseitig aus einem Zusatzprofil des Kunden übernommenen Kopie des Namens des Eintrags (erstes ausgefülltes Textfeld) und der Bezeichnung eines Datumsfelds mit eingeschalteter jährlicher Erinnerung, die auf der Kartenseite als Überschrift bzw. Hinweis angezeigt werden – ohne das Datum selbst und nicht in Seitentitel und Vorschaubild –, wobei der Eintrag in der Kontakthistorie in diesem Fall Feldbezeichnung und Namen des Eintrags nennt; je Kunde besteht höchstens eine abrufbare Karte unter einem gleichbleibenden Link – erstellt der Verantwortliche für denselben Kunden eine neue Karte, solange die bisherige abrufbar ist, werden deren Anlass, Motiv, Text, Sprache und gegebenenfalls Absendername sowie Name des Eintrags und Feldbezeichnung eines Ehrentags auf seine Weisung überschrieben bzw. entfernt, ohne den früheren Inhalt aufzubewahren, und der bisherige Link zeigt fortan die neue Karte; Bereitstellung der Karte zum Abruf unter einem Link mit dieser Kennung (für jeden abrufbar, der den Link kennt, nicht für Suchmaschinen freigegeben) zusammen mit Name und Profilfoto des Verantwortlichen als Absender – bei einer über einen Assistenz-Zugang (Ziffer 16) erstellten Karte stattdessen mit einer beim Erstellen gespeicherten Kopie des Namens der Assistenz und dem Zusatz „im Auftrag von“ mit dem Namen des Verantwortlichen, ohne Foto – sowie – nur wenn er auf seiner öffentlichen Profilseite eine WhatsApp-Nummer veröffentlicht hat – einer Schaltfläche zur Antwort per WhatsApp an diese Nummer; Eintrag „Grußkarte erstellt“ in die Kontakthistorie des Kunden bei einer neuen Karte oder einem Wechsel des Anlasses und Aktualisierung des Datums des letzten Kontakts; ferner je erstellter Karte ein gesonderter, nicht öffentlich abrufbarer und vom Verantwortlichen in der Anwendung nicht änderbarer Vermerk (Konto, Kunde, Anlass, beim Ehrentag die Kennungen des Zusatzprofil-Eintrags und des Datumsfelds, Zeitpunkt – ohne Kartentext, Link, Namen des Eintrags und Feldbezeichnung), der ausschließlich dazu dient, Mehrfachsendungen vorzubeugen (für denselben Kunden zum selben Anlass – beim Ehrentag je Eintrag und Datumsfeld – höchstens eine neue Karte innerhalb von 30 Tagen, sofern keine abrufbare Karte mehr besteht) und dem Verantwortlichen anzuzeigen, welche Kunden in der laufenden Saison bereits eine Karte erhalten haben; er wird 40 Tage nach seiner Anlage automatisch gelöscht, sofort mit dem Kunden oder dem Konto und auf Weisung des Verantwortlichen früher. Vom 1. bis 26. Dezember und vom 27. Dezember bis 6. Januar zeigt die Anwendung dem Verantwortlichen zusätzlich die Zahl der Kunden ohne Karte zum Anlass Weihnachten bzw. Neujahr und eine Aktions-Seite, auf der er Motiv und Text einmal wählt und jede Karte sodann einzeln je Kunde auslöst; Kunden mit vermerktem Widerspruch werden dort nicht aufgeführt. Eine vom Verantwortlichen dort abgegebene Bestätigung, nur an einwilligende Kunden zu senden, wird nicht gespeichert und ändert nichts an seiner alleinigen Verantwortung nach § 7 UWG. Soweit der Vermerk zugleich die missbräuchliche Nutzung des Dienstes für Massensendungen verhindert, verarbeitet der Auftragsverarbeiter ihn insoweit auch im eigenen berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Auftragsverarbeiter versendet den Link nicht; die Übermittlung an den Kunden nimmt allein der Verantwortliche über eigene Kanäle vor, und für ihre wettbewerbsrechtliche Zulässigkeit (insbesondere § 7 UWG) ist er allein verantwortlich. Ob oder wann eine Karte aufgerufen wird, wird nicht erfasst. Für einen Kunden mit vermerktem Widerspruch gegen Werbung lässt sich keine Karte erstellen. Die Karte ist 14 Tage nach ihrer Erstellung bzw. ihrer letzten Überschreibung nicht mehr abrufbar und wird spätestens am Folgetag gelöscht, früher mit dem Kunden oder dem Konto. Der Verantwortliche ist nach Ziffer 13 gehalten, in den Kartentext – und, da sie beim Ehrentag auf der Karte erscheinen, in Name und Feldbezeichnung der betreffenden Zusatzprofile – keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten aufzunehmen
• Nur bei gesondert freigeschaltetem Zusatzmodul für Kosten- und Mengenberechnungen und auf Einzelweisung des Verantwortlichen: Erstellung einer Berechnung von Mengen und Kosten („Angebot“) für einen Kunden oder Interessenten aus Angaben zum Bezugsobjekt der Berechnung (etwa Name und Gewicht eines Haustiers) – vorgeschlagen aus einem Zusatzprofil des Kunden, gespeichert wie vom Verantwortlichen bestätigt – und den gewählten Katalogpositionen anhand des Katalogs und der Vorlage des Lizenzinhabers, über den der Verantwortliche freigeschaltet ist; Speicherung als fester Stand (Zuordnung zu Konto und Kontakt, gegebenenfalls der erstellende Assistenz-Zugang, Kopie des Vornamens des Kontakts, Angaben zum Bezugsobjekt, gewählte Katalogpositionen, Preise und Ergebnis der Berechnung, Texte und Logo-Adresse der Vorlage, Name und Profilfoto-Adresse des Verantwortlichen sowie die von ihm für Angebote eingetragene Telefonnummer und E-Mail-Adresse, zufällige Kennung, gegebenenfalls die für den Link gewählte eigene Domain, Zeitpunkte von Erstellung und Ablauf des Links); Erzeugung eines PDFs und Bereitstellung von Seite und PDF unter einem Link mit dieser Kennung für 30 Tage (für jeden abrufbar, der den Link kennt, nicht für Suchmaschinen freigegeben; ob oder wann sie aufgerufen werden, wird nicht erfasst) – unter der Domain des Auftragsverarbeiters und, auf Wahl des Verantwortlichen im Plan Enterprise je Angebot, zusätzlich unter einer von ihm verbundenen eigenen Domain; unter einer eigenen Domain werden ausschließlich Angebote des Kontos angezeigt, dem die Domain gehört, und die Bereitstellung erfolgt auch dort durch den Auftragsverarbeiter; Anzeige im Konto des Verantwortlichen und automatische Löschung 30 Tage nach Ablauf des Links (60 Tage nach Erstellung), je Kontakt höchstens die fünf neuesten, früher auf Weisung des Verantwortlichen, mit dem Kontakt oder dem Konto. Wandelt der Verantwortliche einen Interessenten in einen Kunden um, werden dessen Angebote dem Kunden zugeordnet und – sofern im Konto ein Zusatzprofil-Typ für Haustiere besteht und der Kunde noch keinen Eintrag hat – ein Eintrag mit Name und Gewicht des Haustiers aus dem jüngsten Angebot angelegt. Eine im Zusatzprofil eingetragene Unverträglichkeit wird nur während der Eingabe mit den Bezeichnungen im Katalog abgeglichen und nicht gespeichert. Der Lizenzinhaber erhält keinen Zugriff auf die Angebote anderer Verantwortlicher und erfährt nicht, für wen sie erstellt werden; Katalog, Texte, Hinweise und Logo der Vorlage stellt er bereit und verantwortet sie. Der Auftragsverarbeiter versendet das Angebot nicht; die Übermittlung an den Kontakt nimmt allein der Verantwortliche über eigene Kanäle vor, und für ihre wettbewerbsrechtliche Zulässigkeit (insbesondere § 7 UWG) ist er allein verantwortlich. Für einen Kontakt mit vermerktem Widerspruch gegen Werbung lässt sich kein Angebot erstellen; die Zahl der Angebote je Konto und Tag ist begrenzt. Der Verantwortliche ist nach Ziffer 13 gehalten, in Namen und sonstige Angaben zum Bezugsobjekt keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten aufzunehmen
• Anzeige des Datenschutz-Kurzhinweises am Kontaktformular der Funnel-Seiten, Profilseiten und Landingpages in der vom Verantwortlichen gewählten Fassung – Standardtext des Auftragsverarbeiters, ein vom Verantwortlichen selbst formulierter Text (höchstens 300 Zeichen, unübersetzt) oder kein Text –, stets zusammen mit dem nicht entfernbaren Link auf die für die Seite erzeugte Datenschutzinformation, sowie Vermerk der beim Absenden angezeigten Fassung bei der jeweiligen Kontaktanfrage (Kennung „Standard“ bzw. „nur Link“ oder der Wortlaut des eigenen Textes). Inhalt und Wortlaut eines eigenen Textes bestimmt allein der Verantwortliche; der Auftragsverarbeiter prüft ihn nicht inhaltlich vor (siehe Ziffern 6 und 11)
• Speicherung und Anzeige der vom Verantwortlichen selbst eingestellten Inhalte seiner öffentlichen Seiten – Profilseiten, Funnel-Seite und Landingpage (u.a. Angebots-/Leistungsbeschreibungen, Zahlen-/Statistikangaben, Bilder sowie Kundenstimmen/Testimonials samt Name, Rolle und optionalem Foto der genannten Person, auf einer Landingpage außerdem Fotos weiterer Personen samt optional beigefügtem Namen (Galerie/Team) und Hinweise auf Presseberichte mit Titel, Medium, Datum, Link und optionalem Bild). Bettet der Verantwortliche eine seiner Funnel-Seiten in eine Landingpage ein, wird diese unverändert innerhalb der Landingpage angezeigt; für die dort entgegengenommenen Kontaktanfragen gilt dasselbe wie auf der Funnel-Seite selbst. Die Landingpage kann der Verantwortliche wahlweise als fortlaufende Seite oder als Präsentation („Geschäftsvorstellung“) anlegen; eine Präsentation ist eine Landingpage in anderer Darstellung, sämtliche Angaben dieses Vertrags zu Landingpages gelten für sie gleichermaßen. Druckt ein Besucher eine solche Seite aus oder sichert er sie als PDF, geschieht das ausschließlich über den Druckdialog seines Browsers auf seinem eigenen Gerät; der Auftragsverarbeiter erzeugt, speichert und übermittelt dabei keine Datei
• Auf Weisung des Verantwortlichen (Freigabe als Vorlage): Anzeige einer von ihm gestalteten Funnel-Seite gegenüber den Nutzern seines Netzwerks – mit Name, Überschrift und Vorschaubild – sowie, auf Klick des übernehmenden Nutzers, Anlegen einer eigenständigen Kopie ihrer Gestaltungs- und Textinhalte einschließlich Kopien der zugehörigen Bilddateien im Konto dieses Nutzers. Nicht kopiert werden Kundenstimmen samt Namen und Fotos der genannten Personen, Werbe-Pixel, Weiterleitungs-, Schaltflächen- und Terminbuchungsadressen sowie der Datenschutzhinweis des Freigebenden. Enthalten die Inhalte einer Vorlage personenbezogene Daten – etwa auf einem Bild erkennbare Personen –, verantwortet der freigebende Nutzer die Zulässigkeit der Freigabe; für die Kopie in seinem Konto und deren Veröffentlichung ist der übernehmende Nutzer eigenständig Verantwortlicher. Der Auftragsverarbeiter prüft die Inhalte einer Vorlage nicht inhaltlich vor (siehe Ziffer 13)
• Speicherung und Anzeige eines Bildes, das der Verantwortliche einem Schritt seiner Onboarding-Vorlage beifügt (typischerweise ein Bildschirmfoto einer Anleitung). Das Bild wird ausschließlich in der Anwendung angezeigt – dem Verantwortlichen in seiner Vorschau und den Partnern, denen der Schritt zugewiesen ist – und nicht über Telegram, WhatsApp oder E-Mail versendet. Die hochgeladene Datei wird bei dem in Ziffer 8 genannten Speicher-Unterauftragnehmer unter einer zufällig erzeugten Adresse abgelegt; diese Adresse wird nicht veröffentlicht, die Datei ist aber für jeden abrufbar, der die Adresse kennt (der Verantwortliche ist deshalb nach Ziffer 13 gehalten, hierüber keine personenbezogenen Daten Dritter zu verarbeiten). Das Bild kann ausschließlich hochgeladen werden; die Adresse eines auf einem fremden Server liegenden Bildes lässt sich hierfür nicht hinterlegen und wird nicht angezeigt. Gibt der Verantwortliche eine Onboarding-Vorlage für sein Netzwerk frei, wird auf Klick des übernehmenden Nutzers eine eigenständige Kopie der Schritte einschließlich eigener Kopien der Bilddateien in dessen Konto angelegt; für diese Kopie ist der übernehmende Nutzer eigenständig Verantwortlicher, und sie bleibt bestehen, wenn der Freigebende seine Vorlage, sein Bild oder sein Konto löscht. Der Auftragsverarbeiter prüft diese Bilder nicht inhaltlich vor (siehe Ziffer 13)
• Aggregierte, cookielose Reichweitenmessung der öffentlichen Seiten des Verantwortlichen (Aufrufe je Kalendertag und Quelle sowie – bei Profil- und Funnel-Seiten – die Zahl der eindeutigen Besucher). Für die Unterscheidung eindeutiger Besucher wird serverseitig eine kurzlebige, pseudonyme Prüfsumme aus IP-Adresse, Browser-Kennung und einem täglich wechselnden, nicht gespeicherten Zusatzwert gebildet; IP-Adresse und Browser-Kennung werden nicht gespeichert, die Prüfsumme wird spätestens nach 3 Tagen gelöscht. Dem Verantwortlichen werden ausschließlich Summenwerte angezeigt. Betreibt der Verantwortliche mehrere Fassungen einer Funnel-Seite (A/B-Test), erfolgt die Auswahl der angezeigten Fassung je Seitenaufruf zufällig, ohne Cookie und ohne Besucherkennung; die vorgenannten Summenwerte werden je Fassung geführt. Betreibt der Verantwortliche seine Funnel-Seite ohne Kontaktformular als reine Weiterleitung, wird zusätzlich als Summenwert je Kalendertag gezählt, wie oft die Weiterleitungs-Schaltfläche angeklickt wurde; auch hierbei werden weder Cookies gesetzt noch eine Besucherkennung vergeben, und weder das Ziel noch das weitere Verhalten des Besuchers dort werden erfasst. Ruft ein Besucher eine Profil- oder Funnel-Seite über einen vom Verantwortlichen mit einer Herkunftsangabe markierten Link auf („?via=…“), wird der Aufruf zusätzlich getrennt nach diesem Verbreitungsweg gezählt; festgehalten wird auch hier allein ein je Verantwortlichem, Seite, Kalendertag und Weg hochgezählter Summenwert – ohne Uhrzeit, ohne IP-Adresse, ohne Besucherkennung und ohne Verknüpfung mit der vorgenannten Prüfsumme. Bei Landingpages wird zusätzlich als Summenwert je Seite, Sektion und Kalendertag gezählt, wie oft die einzelnen Sektionen der Seite mindestens zur Hälfte (bei sehr hohen Sektionen: auf mindestens einer halben Bildschirmhöhe) im sichtbaren Bereich des Besuchers waren, jede Sektion höchstens einmal je Seitenaufruf; das Skript der Seite übermittelt hierfür allein die Kennungen der Seite und der erreichten Sektionen, es werden weder Cookies gesetzt noch eine Besucherkennung vergeben, und die Zählung wird weder mit der vorgenannten Prüfsumme noch mit einer Kontaktanfrage verknüpft. Zur Missbrauchsabwehr wird die IP-Adresse des Besuchers getrennt von der Zählung kurzzeitig zur Begrenzung der Meldungen je Stunde verarbeitet und spätestens nach 24 Stunden gelöscht; Aufrufe des Verantwortlichen selbst werden nicht mitgezählt. Dem Verantwortlichen werden auch hier ausschließlich die Summen je Sektion angezeigt
• Kampagnen-Links des Verantwortlichen (ab Plan Team): Ruft ein Besucher eine Funnel-Seite oder Landingpage über einen Link mit einem vom Auftragsverarbeiter zufällig vergebenen Kampagnen-Code auf („?k=…“), wird der Aufruf zusätzlich als Summenwert je Kampagne und Kalendertag gezählt – ohne Uhrzeit, ohne IP-Adresse, ohne Besucherkennung und ohne Verknüpfung mit der Besucher-Prüfsumme; Aufrufe des Verantwortlichen selbst werden nicht mitgezählt. Sendet der Besucher anschließend ein Kontaktformular ab, wird die Kampagne bei der Kontaktanfrage vermerkt, sofern der Code zu einer Kampagne des Verantwortlichen gehört
• Team-Einladungslinks des Verantwortlichen (Plan Enterprise): Gibt der Verantwortliche eine Landingpage oder Funnel-Seite für sein Team frei, erhält jeder Nutzer seiner Downline einen persönlichen Link mit einem vom Auftragsverarbeiter vergebenen Code („?e=…“). Ruft ein Besucher die freigegebene Seite über einen solchen Link auf, wird ihm der Name des einladenden Nutzers angezeigt; sendet er ein Kontaktformular ab, werden bei der Kontaktanfrage die Kennung des einladenden Nutzers und dessen Name zum Zeitpunkt der Anfrage vermerkt – nur, wenn der Code zu einem Nutzer aus der Downline des Verantwortlichen gehört, der Verantwortliche den Plan Enterprise nutzt und die Seite freigegeben ist. Auf diese Weisung (Freigabe) zeigt der Auftragsverarbeiter dem einladenden Nutzer in dessen Konto ausschließlich die Anzahl der über seinen Link zu der jeweiligen Seite eingegangenen Kontaktanfragen an; Namen, Kontaktdaten oder sonstige Angaben der Besucher werden ihm nicht übermittelt. Aufrufe werden nicht je einladendem Nutzer gezählt, es werden keine Cookies gesetzt, und der Vermerk wird weder mit der Besucher-Prüfsumme verknüpft noch in Benachrichtigungen an Unterauftragnehmer (E-Mail, Telegram) noch bei der Weitergabe an einen Partner aus dem Team übernommen. Der Verantwortliche kann den Vermerk an einer Kontaktanfrage entfernen (etwa nach einem Widerspruch des Besuchers); die Anfrage zählt dann beim einladenden Nutzer nicht mehr mit. Die Weisung endet für eine Seite, sobald der Verantwortliche die Freigabe zurücknimmt oder seinen Plan unter Enterprise ändert
• Auf Weisung des Verantwortlichen, die er durch Einrichtung der Conversions API von Meta erteilt (ab Plan Team): Übermittlung eines Ereignisses „Lead“ an Meta Platforms Ireland Ltd. beim Absenden eines Kontaktformulars auf einer Funnel-Seite oder Landingpage des Verantwortlichen – ausschließlich, wenn der Besucher zuvor im Einwilligungs-Banner der Seite eingewilligt hat, und nicht bei Testabsendungen des Verantwortlichen. Übermittelt werden Zeitpunkt, eine Ereignis-Kennung und die Adresse der Seite, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Vor- und Nachname des Absenders ausschließlich als SHA-256-Hashwert, ferner IP-Adresse, Browser-Kennung und – soweit vorhanden – die Werte der Meta-Cookies „_fbp“ und „_fbc“; Nachricht, Umfrage-Antworten und Postanschrift werden nicht übermittelt. Der Auftragsverarbeiter speichert hierzu den vom Verantwortlichen hinterlegten Zugangsschlüssel ausschließlich serverseitig, verwendet ihn allein für diese Übermittlung und hält lediglich fest, ob die letzte Übermittlung gelungen ist (Zeitpunkt, ggf. Fehlermeldung von Meta). Meta ist insoweit ein vom Verantwortlichen bestimmter Empfänger und kein Unterauftragnehmer des Auftragsverarbeiters (siehe Ziffer 12)
• Nur bei gesondert freigeschaltetem Zusatzmodul „NetBaseChat“ und nur nach eigener Verbindung eines Kanals durch den Verantwortlichen: Empfang, Speicherung, Anzeige und Beantwortung von Nachrichten, die Dritte an den eigenen Telegram-Bot, das eigene Instagram-Business-Konto bzw. die eigene, über eine eigene Domain angebundene E-Mail-Adresse des Verantwortlichen senden, einschließlich mitgesendeter Anhänge; Führen eines nur anfügbaren Einwilligungsprotokolls (§ 7a UWG) sowie Umsetzung von Rücknahmen und Bearbeitungen des Gegenübers, soweit die Plattform sie meldet (siehe Ziffer 14)
• Nur im Zusatzmodul „NetBaseChat“ und nur bei verbundenem Instagram-Business-Konto: Empfang und Speicherung der Kommentare, die Dritte unter den Beiträgen dieses Kontos abgeben (Inhalt des Kommentars, die von Instagram vergebenen Kennungen des Kommentars und des Beitrags sowie Kennung und Benutzername des Verfassers), Anzeige des Kommentars als Beginn eines Gesprächs sowie Versand der von der Plattform je Kommentar einmalig und nur binnen sieben Tagen erlaubten privaten Antwort per Direktnachricht – auf Klick des Verantwortlichen oder durch einen von ihm hierfür gesondert eingerichteten Ablauf (siehe Ziffer 14)
• Nur im Zusatzmodul „NetBaseChat“: Übernahme eines Kommunikationspartners in die Kontaktverwaltung des Verantwortlichen als Interessent (Lead) – auf dessen Klick hin oder automatisiert als Schritt eines von ihm selbst zusammengestellten Ablaufs. Übernommen werden ausschließlich Anzeige-/Benutzername, der Kanal als Herkunftsangabe und die kanalbezogene Kontaktangabe (Instagram-Benutzername, E-Mail-Adresse bzw. Telegram-Benutzername als Vermerk); Nachrichteninhalte werden nicht übernommen. Der Auftragsverarbeiter versendet an eine so übernommene E-Mail-Adresse von sich aus keine Nachrichten (siehe Ziffer 14)
• Nur im Zusatzmodul „NetBaseChat“ und nur bei Telegram: Anzeige von Schaltflächen unter einer automatischen Nachricht sowie Entgegennahme und Speicherung ihrer Betätigung durch den Kommunikationspartner als eingehende Nachricht mit dem vom Verantwortlichen hinterlegten Stichwort
• Speicherung, Anzeige und Verwaltung einer Namensliste („Kontakt-Spiel“): Der Auftragsverarbeiter stellt einen Katalog allgemeiner Erinnerungsfragen bereit und speichert die Namen, die der Verantwortliche daraufhin aus seinem Gedächtnis einträgt, nebst der Kategorie der jeweiligen Frage; auf Klick des Verantwortlichen wird ein solcher Name in einen Interessenten-Eintrag (Lead) überführt. Welche Namen erfasst werden, bestimmt allein der Verantwortliche; der Auftragsverarbeiter prüft sie nicht und verwendet sie zu keinem anderen Zweck (siehe Ziffer 15)
• Auf ausdrückliche Anforderung des Verantwortlichen: KI-gestützte Textvorschläge zu den von ihm selbst verfassten Inhalten seiner öffentlichen Seiten (u.a. Umformulieren, Kürzen, Rechtschreibkorrektur, Übersetzen sowie Vorschläge für Fragen des Umfrage-Modus). Übermittelt wird dabei nur der vom Verantwortlichen eingegebene Text bzw. eine kurze Beschreibung seines Angebots (Unterauftragnehmer siehe Ziffer 8); Antworten von Formular-Absendern werden hierfür nicht übermittelt
• Auf Einzelweisung des Verantwortlichen („Nachricht vorschlagen“ an einem Kunden oder Interessenten): KI-gestützte Vorschläge für eine persönliche Nachricht an diese Person. Die Anwendung füllt hierfür ein Eingabefeld mit einem Auszug aus den vom Verantwortlichen zu dieser Person gespeicherten Angaben vor – Notiz, die letzten drei Einträge des Kontaktverlaufs mit Datum (darunter gegebenenfalls die über ein Kontaktformular hinterlassene Nachricht des Interessenten), Grund der nächsten Wiedervorlage und bei Kunden Kurzfassungen der Zusatzprofile; die Antworten aus dem Umfrage-Funnel werden nicht vorbefüllt. Name der Person, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden vor der Anzeige und vor der Übermittlung erneut serverseitig durch Platzhalter ersetzt; der Name der Person wird nicht an den Unterauftragnehmer übermittelt. Der Verantwortliche prüft und bearbeitet den Auszug vor dem Absenden; übermittelt wird erst auf seinen Klick und nur der von ihm freigegebene Text (Unterauftragnehmer siehe Ziffer 8). Die Vorschläge werden vom Auftragsverarbeiter weder gespeichert noch versendet; gespeichert wird allein die Nutzung der Funktion (Zeitpunkt, Modell, Token-Zahl und Kosten, ohne Inhalte) zur Bemessung von Tageslimit und monatlichem Kostendeckel. Ob und wie ein Vorschlag verwendet und an die Person übermittelt wird, entscheidet allein der Verantwortliche über eigene Kanäle; für die wettbewerbsrechtliche Zulässigkeit (insbesondere § 7 UWG) ist er allein verantwortlich. Der Verantwortliche nimmt in den Auszug keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten auf und entfernt solche Angaben vor dem Absenden (Ziffer 13)

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Plattformleistungen. Eine Nutzung für eigene Zwecke des Auftragsverarbeiters – insbesondere für eigene Network-Marketing-Tätigkeiten – findet nicht statt.

4. Art der personenbezogenen Daten

• Name, Vorname
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Social-Media-Profile)
• Postanschrift (Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort) – soweit vom Verantwortlichen erfasst oder über das Kontaktformular einer Landingpage oder einer Funnel-Seite abgefragt. Ob die Anschrift abgefragt wird, entscheidet allein der Verantwortliche; für die Beschränkung auf das erforderliche Maß (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) ist er verantwortlich
• Geburtsdatum (optional, für Geburtstags-Erinnerungen)
• Vom Verantwortlichen erfasste Gesprächsnotizen und Einschätzungen
• Kontakt-/Interaktionshistorie (Zeitpunkt und Art des Kontakts – z.B. Anruf, Treffen, Nachricht – sowie zugehörige Notizen)
• Grußkarten des Verantwortlichen an Kunden: Anlass, Motiv, Sprache, Kartentext (höchstens 500 Zeichen, in der Regel mit dem Vornamen des Kunden), Zuordnung zu Konto und Kunde, gegebenenfalls der erstellende Assistenz-Zugang und eine Kopie des Namens der Assistenz als Absender, die zufällige Kennung des Links und der Zeitpunkt der Erstellung, beim Anlass „Ehrentag“ zusätzlich eine Kopie des Namens des Zusatzprofil-Eintrags und der Bezeichnung des Datumsfelds (ohne Datum); ferner je erstellter Karte ein Vermerk mit Konto, Kunde, Anlass, beim Ehrentag den Kennungen von Eintrag und Datumsfeld, und Zeitpunkt zum Schutz vor Mehrfachsendungen, gelöscht nach 40 Tagen (siehe Ziffer 3)
• Angebote des Verantwortlichen (nur im Zusatzmodul für Kosten- und Mengenberechnungen): Zuordnung zu Konto und Kunde bzw. Interessent, gegebenenfalls der erstellende Assistenz-Zugang, Kopie des Vornamens des Kontakts, Angaben zum Bezugsobjekt der Berechnung (etwa Name und Gewicht eines Haustiers), gewählte Katalogpositionen, Preise und Ergebnis, die zufällige Kennung des Links, gegebenenfalls die für den Link gewählte eigene Domain sowie die Zeitpunkte von Erstellung und Ablauf des Links; Link 30 Tage abrufbar, Löschung 30 Tage nach Ablauf des Links, je Kontakt höchstens die fünf neuesten (siehe Ziffer 3)
• Vom Verantwortlichen frei festgelegte Zusatzangaben zu Kunden (Zusatzprofile, z.B. Angaben zu den Haustieren eines Kunden), gespeichert zusammen mit der vom Verantwortlichen vergebenen Feldbezeichnung. Der Inhalt dieser Datenkategorie wird allein durch die Feldauswahl des Verantwortlichen bestimmt; für die Beschränkung auf das erforderliche Maß (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) ist er verantwortlich
• Onboarding-Status und Journey-Fortschritt
• Telegram Chat-ID (bei freiwilliger Bot-Verknüpfung)
• Vom Verantwortlichen veröffentlichte Kundenstimmen (Zitat, Name und Rolle der genannten Person) einschließlich eines optional beigefügten Fotos/Bildnisses
• Vom Verantwortlichen auf seiner Landingpage veröffentlichte Fotos weiterer Personen (etwa seines Teams) samt optional beigefügtem Namen sowie Bilder zu Presseberichten, auf denen Personen erkennbar sein können
• Antworten von Formular-Absendern auf die vom Verantwortlichen frei formulierten Fragen des Umfrage-Funnels (Auswahlantworten und kurze Freitextangaben, gespeichert zusammen mit dem jeweiligen Fragetext). Der Inhalt dieser Datenkategorie wird allein durch die Fragestellung des Verantwortlichen bestimmt; für die Beschränkung auf das erforderliche Maß (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) ist er verantwortlich
• Bei Nutzung des Zusatzmoduls „NetBaseChat“: Kennung des Kommunikationspartners beim jeweiligen Anbieter (Telegram-Chat-ID, die für das Konto des Verantwortlichen vergebene Instagram-Kennung bzw. – beim E-Mail-Kanal – dessen Absenderadresse), dort geführter Anzeigename und Benutzername, Inhalt der ausgetauschten Nachrichten einschließlich Anhängen (z.B. Bilder, Sprachnachrichten, Dokumente) und – bei E-Mail – des Betreffs, Zeitpunkt, Richtung und Zustellstatus je Nachricht, bei Telegram zusätzlich die Betätigung einer unter einer Nachricht angezeigten Schaltfläche (gespeichert als eingehende Nachricht mit dem hinterlegten Stichwort nebst der von Telegram vergebenen Klick-Kennung) sowie das Einwilligungsprotokoll (Zeitpunkt, Quelle, der Wortlaut, aus dem die Einwilligung folgt – bei einem einen Ablauf auslösenden Kommentar dessen Text, gekürzt auf 500 Zeichen, nebst ausgelobtem Stichwort und Beitrags-Kennung –, technischer Beleg). Welche Inhalte über diesen Kanal eingehen, bestimmt der jeweilige Absender; für die Beschränkung auf das erforderliche Maß und für den Umgang mit unaufgefordert übersandten Inhalten ist der Verantwortliche zuständig (siehe Ziffer 13)
• In der Namensliste: der Name einer Person aus dem persönlichen oder beruflichen Umfeld des Verantwortlichen (Freitext, höchstens 80 Zeichen) und die Kategorie der Erinnerungsfrage, aus der er stammt (z.B. „Familie“, „Schule“, „Arbeit“, „Dienstleister“), nebst Erfassungszeitpunkt und – nach einer Umwandlung – der Verknüpfung zum entstandenen Interessenten-Eintrag. Kontaktdaten, Notizen, Einschätzungen oder Bewertungen werden hierzu nicht erhoben; ein Notizfeld besteht bewusst nicht
• Herkunftsangabe zu einer Kontaktanfrage: der Verbreitungsweg, über den der Besucher auf die Seite gelangt ist, sofern der Verantwortliche den Link entsprechend markiert hat – ausschließlich einer von sechs fest vorgegebenen Werten (Instagram, WhatsApp, Facebook, TikTok, Telegram, QR-Code). Ein Freitextfeld besteht hierfür nicht; abweichende Werte werden verworfen. Die Angabe beschreibt den Verbreitungsweg und nicht die betroffene Person; sie wird weder mit der Besucher-Prüfsumme noch mit Daten aus anderen Quellen zusammengeführt und nicht in Benachrichtigungen an Unterauftragnehmer (etwa Telegram) übernommen
• Herkunftsvermerk zu einer über die Lead-Schnittstelle übermittelten Kontaktanfrage: Bezeichnung des Formulars und Adresse der Seite (Domain und Pfad) auf der Website des Verantwortlichen (siehe Ziffer 3)
• Buchungsvermerk zu einer über die Calendly-Anbindung angelegten oder ergänzten Kontaktanfrage: Bezeichnung des gebuchten Termintyps und Beginn des Termins, bei weiteren Buchungen derselben Person je Buchung (siehe Ziffer 3)
• Kampagnen-Vermerk zu einer Kontaktanfrage: die vom Verantwortlichen benannte Kampagne, über deren Link der Besucher auf die Seite gelangt ist (siehe Ziffer 3); er beschreibt die Kampagne und nicht die betroffene Person
• Bei freigeschaltetem Zusatzmodul „Urlaubsvertretung“: Übergabe-Vermerk am ursprünglichen Eintrag einer Kontaktanfrage (Kennung und Name der Vertretung zum Zeitpunkt der Übergabe, siehe Ziffer 3)
• Einlader-Vermerk zu einer Kontaktanfrage: Kennung und Name (Stand zum Zeitpunkt der Anfrage) des Nutzers aus der Downline des Verantwortlichen, über dessen persönlichen Team-Einladungslink der Besucher auf die Seite gelangt ist (siehe Ziffer 3)
• Bei eingerichteter Conversions API von Meta (nur für die Dauer der Übermittlung, siehe Ziffer 3): Hashwerte (SHA-256) von E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Vor- und Nachname, IP-Adresse, Browser-Kennung, die Werte der Meta-Cookies „_fbp“/„_fbc“ sowie die Adresse der Seite
• Kennzeichnung eines Widerspruchs (Zeitpunkt) bei Interessenten und Kunden sowie – nach Löschung eines so gekennzeichneten Eintrags – Sperrvermerke: je E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer ein SHA-256-Hashwert über die vereinheitlichte Angabe zusammen mit der Kennung des Kontos, die Art der Angabe und der Zeitpunkt; der Klartext wird nicht gespeichert. Der Hashwert ist pseudonymisiert, nicht anonym (siehe Ziffern 3 und 7). Speicherung bis zur Aufhebung durch den Verantwortlichen oder bis zur Löschung des Kontos (Ziffer 10)
• Papierkorb (siehe Ziffer 6): für jeden gelöschten Interessenten bzw. Kunden eine Kopie des Eintrags mit allen oben genannten, zu ihm gespeicherten Angaben – bei Interessenten mit Kontakteinträgen und Wiedervorlagen, bei Kunden zusätzlich mit Käufen, Produkten und Zusatzprofilen, jeweils einschließlich einer etwaigen Kennzeichnung eines Widerspruchs –, ferner Kennung und Anzeigename des Zugangs, über den gelöscht wurde (Verantwortlicher oder Assistenz), Zeitpunkt der Löschung und Zeitpunkt der endgültigen Löschung. Grußkarten und Angebote werden nicht aufbewahrt
• Kurzlebige, pseudonyme Besucher-Prüfsumme zur Zählung eindeutiger Besucher der öffentlichen Seiten (siehe Ziffer 3). Gespeichert wird ausschließlich die Prüfsumme – weder IP-Adresse noch Browser-Kennung; sie wird spätestens nach 3 Tagen gelöscht und ist für den Verantwortlichen zu keinem Zeitpunkt einsehbar
• Protokoll der Team-Aktivität (nur in Konten mit aktivem, angenommenem Assistenz-Zugang und laufendem Plan Enterprise, siehe Ziffer 16): handelnder Zugang (Verantwortlicher oder Assistenz) bzw. Vermerk eines automatischen Eingangs, Art der Aktion, Zeitpunkt, betroffener Interessent oder Kunde samt Kopie seines Namens zum Zeitpunkt der Aktion, bisheriger und neuer Status, Name der nun zuständigen Person, Art eines eingetragenen Kontakts, Fälligkeit einer Wiedervorlage, beim Zusammenführen zweier Einträge der Name des dabei gelöschten Eintrags sowie bei Importen die Anzahl – ohne den Text von Notizen und Kontakteinträgen und ohne den Grund einer Wiedervorlage

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sowie Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten nach Art. 10 DSGVO sind vom Auftrag nicht umfasst; hierzu gilt die Weisungslage nach Ziffer 13.

5. Kategorien betroffener Personen

• Vertriebspartner des Verantwortlichen
• Kunden des Verantwortlichen
• Empfänger einer Grußkarte des Verantwortlichen – in der Regel seine Kunden, aber auch Personen, an die der Link weitergegeben wird –, soweit sie die Kartenseite aufrufen (siehe Ziffer 3)
• Empfänger eines Angebots des Verantwortlichen aus dem Zusatzmodul für Kosten- und Mengenberechnungen – in der Regel seine Kunden und Interessenten, aber auch Personen, an die der Link weitergegeben wird –, soweit sie Seite oder PDF aufrufen (siehe Ziffer 3)
• Angehörige und sonstige Personen aus dem Umfeld von Kunden, soweit der Verantwortliche über die Zusatzprofile Angaben zu ihnen erfasst – einschließlich der Anzeige ihres Namens auf einer Grußkarte zum Ehrentag (siehe Ziffern 3 und 13)
• Interessenten und Leads
• Personen, die der Verantwortliche auf seinen öffentlichen Seiten abbildet oder namentlich nennt (Kundenstimmen, Galerie/Team, Presse). Ob eine Einwilligung der abgebildeten bzw. genannten Person oder eine andere Rechtsgrundlage vorliegt (Art. 6 DSGVO, §§ 22, 23 KUG), prüft und verantwortet allein der Verantwortliche; der Auftragsverarbeiter prüft diese Inhalte nicht vor
• Besucher der öffentlichen Seiten des Verantwortlichen – sowohl solche, die ein Kontaktformular ausfüllen oder eine Umfrage beantworten, als auch solche, die die Seite lediglich aufrufen (Reichweitenmessung nach Ziffer 3)
• Absender von Formularen auf einer eigenen Website des Verantwortlichen, deren Einsendungen er über die Lead-Schnittstelle übermittelt (siehe Ziffer 3)
• Personen, die über das eigene Calendly-Konto des Verantwortlichen einen Termin buchen, soweit er die Calendly-Anbindung eingerichtet hat (siehe Ziffer 3)
• Kommunikationspartner des Verantwortlichen, die ihm über einen im Zusatzmodul „NetBaseChat“ verbundenen Kanal (Telegram, Instagram, E-Mail) eine Nachricht senden – auch soweit sie anschließend als Interessent (Lead) in die Kontaktverwaltung des Verantwortlichen übernommen werden
• Personen aus dem persönlichen und beruflichen Umfeld des Verantwortlichen, deren Namen er in seine Namensliste einträgt – ohne dass sie hiervon zunächst Kenntnis haben (siehe Ziffer 15)
• Nutzer aus der Downline des Verantwortlichen, die er als Urlaubsvertretung einträgt, soweit sie im Übergabe-Vermerk genannt sind (siehe Ziffer 3)
• Personen, denen der Verantwortliche einen Assistenz-Zugang eingerichtet hat, sowie der Verantwortliche selbst – soweit ihre Aktionen in der Team-Aktivität protokolliert werden (siehe Ziffer 16) –, ferner Assistenzen, soweit ihr Name als Absender auf einer von ihnen erstellten Grußkarte erscheint (siehe Ziffer 3)
• Bewerberinnen und Bewerber – nur soweit der Verantwortliche seine öffentliche Seite eigenständig für Bewerbungen einsetzt (siehe Ziffer 13)

6. Pflichten des Auftragsverarbeiters

7. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

8. Unterauftragnehmer (Sub-Processor)

Der Auftragsverarbeiter setzt folgende Unterauftragnehmer ein, die ebenfalls personenbezogene Daten verarbeiten können:

Über wesentliche Änderungen bei Unterauftragnehmern wird der Verantwortliche durch einen Eintrag im Changelog informiert.

9. Rechte des Verantwortlichen

Der Verantwortliche hat das Recht, Audits, Inspektionen oder die Vorlage von Nachweisen zur Einhaltung dieses Vertrags zu verlangen. Entsprechende Anfragen sind schriftlich an kontakt@netbaseos.de zu richten. Der Auftragsverarbeiter stellt alle erforderlichen Informationen zur Verfügung.

10. Datenlöschung nach Vertragsende

Nach Kündigung oder Löschung des Kontos werden alle personenbezogenen Daten des Verantwortlichen und der von ihm eingetragenen Personen innerhalb von 30 Tagen unwiederbringlich gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht oder die weitere Aufbewahrung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Nicht genutzte Konten ohne kostenpflichtigen Plan. Meldet sich der Verantwortliche 24 Monate lang nicht an und besteht in dieser Zeit für sein Konto kein kostenpflichtiges Abonnement, löscht der Auftragsverarbeiter das Konto mit sämtlichen darin gespeicherten Daten – einschließlich der Daten der vom Verantwortlichen eingetragenen Personen – automatisch und endgültig; das Nutzungsverhältnis und damit dieser Vertrag enden hierdurch (Ziffer 2). Maßgeblich ist der Zeitpunkt der letzten Anmeldung, bei Konten ohne jede Anmeldung der Zeitpunkt der Registrierung. Der Auftragsverarbeiter kündigt die Löschung zweimal an – nach 22 Monaten ohne Anmeldung und erneut 14 Tage vor der Löschung, jeweils per E-Mail an die Kontoadresse und per Benachrichtigung in der Anwendung; eine einzige Anmeldung wendet die Löschung ab und setzt die Frist neu in Gang. Nicht erfasst sind Konten mit kostenpflichtigem Plan (auch bei über einen Enterprise-Partner bereitgestelltem Zugang), Konten mit einem beim Zahlungsdienstleister noch aktiven Abonnement sowie Konten mit offenem Provisionsanspruch aus dem Affiliate-Programm. Rechtsgrundlage und Zweck: Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO – der Auftragsverarbeiter darf Daten Dritter nicht unbegrenzt in einem Konto vorhalten, das niemand mehr nutzt. Der Verantwortliche hat es in der Hand, seine Daten vorher zu exportieren oder das Konto durch eine Anmeldung zu erhalten. Absatz 1 (gesetzliche Aufbewahrungspflichten) bleibt unberührt.

11. Haftung

Der Verantwortliche trägt die Verantwortung dafür, dass er für die Verarbeitung der Daten der betroffenen Personen (Partner, Kunden, Leads sowie die in seiner Namensliste erfassten Personen) eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO hat – z.B. Einwilligung oder berechtigtes Interesse. Der Auftragsverarbeiter haftet nicht für eine fehlende Rechtsgrundlage auf Seiten des Verantwortlichen. Dasselbe gilt für Zweck und Erforderlichkeit der Angaben, die der Verantwortliche über die von ihm eingeschalteten Felder und Fragen erhebt (Ziffern 6 und 13). Ebenso trägt er die Verantwortung für die Information der Besucher seiner öffentlichen Seiten nach Art. 12 und 13 DSGVO, soweit er den Datenschutz-Kurzhinweis am Formular durch einen eigenen Text ersetzt oder weglässt (Ziffern 3 und 6): Für Inhalt, Richtigkeit und Vollständigkeit dieses Textes ist allein der Verantwortliche verantwortlich. Die Haftung der Parteien gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

12. Nicht vom Auftrag umfasst: eigene Drittinhalte und Weiterleitungsziele des Verantwortlichen (Marketing-Pixel, eingebettete Videos, externe Terminbuchung, Weiterleitung auf fremde Seiten)

Aktiviert der Verantwortliche auf seinen Funnel-Seiten oder – über die Pixel seines Kontos – auf seinen Landingpages optional externe Marketing- oder Conversion-Pixel (z.B. Meta, TikTok, Google Ads/Analytics), ist diese Verarbeitung nicht Gegenstand dieses Auftragsverarbeitungsvertrags. Der Auftragsverarbeiter stellt insoweit nur ein technisches Eingabefeld für die Pixel-IDs bereit und wird für diese Pixel nicht als Auftragsverarbeiter tätig.

Die durch die Pixel ausgelösten Daten fließen unmittelbar aus dem Browser des Seitenbesuchers an den jeweiligen Anbieter, ohne über die Plattform zu laufen. Für diese Verarbeitung ist allein der Verantwortliche (Funnel-Inhaber) datenschutzrechtlich verantwortlich – ggf. gemeinsam mit dem jeweiligen Anbieter (Art. 26 DSGVO). Er ist selbst verpflichtet, eine wirksame Rechtsgrundlage (regelmäßig Einwilligung, die die Plattform technisch über einen Consent-Banner einholt) sicherzustellen, die erforderlichen Informationen bereitzustellen und die Betroffenenrechte zu erfüllen. Der Auftragsverarbeiter haftet nicht für den vom Verantwortlichen veranlassten Einsatz solcher Pixel.

Abweichend davon: Conversions API von Meta. Richtet der Verantwortliche die Conversions API ein, übermittelt der Auftragsverarbeiter die in Ziffer 3 genannten Daten auf seine Weisung von seinem Server an Meta; diese Übermittlung ist Gegenstand dieses Vertrags. Meta ist dabei ein vom Verantwortlichen bestimmter Empfänger und kein Unterauftragnehmer im Sinne der Ziffer 8; was Meta mit den empfangenen Daten tut, liegt außerhalb dieses Vertrags. Der Verantwortliche ist verpflichtet, mit Meta die für die Nutzung der Meta Business Tools erforderlichen Vereinbarungen zu treffen (einschließlich einer etwaigen Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO), für eine wirksame Einwilligung der Besucher zu sorgen, die der Auftragsverarbeiter technisch über den Einwilligungs-Banner einholt, und die Besucher zu informieren. Den Zugangsschlüssel darf er nur für sein eigenes Meta-Pixel hinterlegen. Die Weisung endet, sobald er den Zugangsschlüssel löscht oder seinen Plan unter Team ändert; der Auftragsverarbeiter prüft den Plan vor jeder Übermittlung.

Dasselbe gilt für Inhalte Dritter, die der Verantwortliche selbst in seine öffentlichen Seiten einbindet – insbesondere eingebettete Videos (YouTube, Vimeo, Loom) und eine externe Terminbuchung (Calendly, Cal.com, TidyCal, SavvyCal, Koalendar, Zcal) auf der Danke-Seite seines Kontaktformulars oder in einem Termin-Baustein seiner Landingpage. Der Auftragsverarbeiter stellt hierfür lediglich ein Eingabefeld für die Adresse bereit und lädt den jeweiligen Anbieter erst nach aktivem Klick des Seitenbesuchers (Zwei-Klick-Lösung mit vorgeschaltetem Einwilligungshinweis, der den Anbieter benennt). Die dabei ausgelösten Daten – insbesondere die IP-Adresse des Besuchers sowie sämtliche Angaben, die der Besucher anschließend im Buchungsformular des Anbieters einträgt (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht, gewählter Termin) – fließen unmittelbar aus dem Browser des Besuchers an den Anbieter, ohne über die Plattform zu laufen; der Auftragsverarbeiter empfängt und speichert sie nicht. Zur Calendly-Anbindung per Webhook siehe Ziffer 3.

Nichts anderes gilt, wenn der Verantwortliche seine Funnel-Seite ohne Kontaktformular als reine Weiterleitung betreibt: Der Auftragsverarbeiter stellt dann nur ein Eingabefeld für die Zieladresse bereit und liefert eine Schaltfläche aus, die diese Adresse in einem neuen Browser-Tab öffnet. Bis zum Klick des Besuchers besteht keine Verbindung zum Ziel; es werden keine Inhalte des Ziels geladen und keine Daten dorthin übermittelt. Auf der Funnel-Seite selbst entstehen in dieser Betriebsart keine Auftragsdaten – es gibt kein Formular, keinen Lead und keine Danke-Seite; erfasst wird allein die aggregierte Reichweiten- und Klickzählung nach Ziffer 3. Sämtliche Verarbeitungen, die nach dem Klick auf der Zielseite stattfinden, liegen außerhalb dieses Vertrags: Der Auftragsverarbeiter erfährt weder, ob der Besucher dort etwas eingibt, noch was. Für Auswahl, Inhalt und Rechtmäßigkeit des Ziels sowie für eine dortige Verarbeitung ist allein der Verantwortliche zuständig; eine Vorabprüfung des Ziels findet nicht statt (siehe AGB, Ziffer 7).

Ebenso wenig umfasst ist ein fremdes Bild, dessen Adresse der Verantwortliche bei den Bildern seiner öffentlichen Seiten selbst einträgt, statt eine Datei hochzuladen. Ein solches Bild wird beim Aufruf der Seite unmittelbar vom Server des dortigen Anbieters geladen; die IP-Adresse des Seitenbesuchers wird dabei technisch bedingt dorthin übertragen, ohne über die Plattform zu laufen. Für die Auswahl der Adresse, die erforderlichen Rechte an dem Bild und die Rechtmäßigkeit der Einbindung ist allein der Verantwortliche zuständig; eine Vorabprüfung findet nicht statt. Für das Bild eines Onboarding-Schritts (Ziffer 3) besteht diese Möglichkeit nicht – dort kann ausschließlich eine Datei hochgeladen werden.

Kooperierende Direktvertriebs- und Network-Marketing-Unternehmen. Arbeitet der Auftragsverarbeiter mit einem solchen Unternehmen zusammen (Einzelheiten in AGB Ziffer 2 und Datenschutzerklärung Abschnitt 26), ist dieses Unternehmen kein Unterauftragnehmer im Sinne der Ziffer 8 und erhält keine Auftragsdaten: weder Kontakte, Interessenten, Kunden, Namenslisten, Notizen, Nachrichten noch sonstige Daten, die der Verantwortliche in der Plattform verarbeitet, und auch keine Angaben zu einzelnen Personen. Es erhält ausschließlich Gesamtzahlen zu seinem eigenen Unternehmen, die sich nicht auf die Auftragsdaten, sondern allein auf die Nutzung der Plattform durch den Verantwortlichen selbst beziehen; hierfür ist der Auftragsverarbeiter eigener Verantwortlicher (Datenschutzerklärung Abschnitt 26). Ein solches Unternehmen kann außerdem Links auf eigene Inhalte hinterlegen, die dem Verantwortlichen als „Offiziell von …“ angezeigt werden; für diese Inhalte und die verlinkten Ziele gilt Absatz 1 dieser Ziffer entsprechend, und ein Zugriff auf Auftragsdaten ist damit nicht verbunden.

Setzt der Verantwortliche einen solchen Dienst als Werkzeug für seine eigenen Zwecke ein, ist er auch insoweit allein Verantwortlicher und verpflichtet, das Verhältnis zum Anbieter selbst datenschutzrechtlich zu regeln: Er muss – soweit der Anbieter die Daten in seinem Auftrag verarbeitet – selbst einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO mit dem Anbieter schließen, eine etwaige Übermittlung in ein Drittland absichern (Art. 44 ff. DSGVO) und die Betroffenen informieren. Der Auftragsverarbeiter ist an diesem Vertragsverhältnis nicht beteiligt, schließt keinen Vertrag im Namen des Verantwortlichen, wird gegenüber diesen Anbietern weder als Verantwortlicher noch als Auftragsverarbeiter tätig und haftet nicht für deren Einsatz. Der von der Plattform erzeugte Datenschutzhinweis der jeweiligen öffentlichen Seite benennt den eingebundenen Anbieter und beschreibt den Ablauf; er ersetzt die Prüfung des Einzelfalls durch den Verantwortlichen nicht.

13. Frei definierte Eingabefelder und Fragen; besondere Kategorien personenbezogener Daten

Die Plattform stellt an mehreren Stellen Felder bereit, deren Inhalt allein der Verantwortliche bestimmt – insbesondere Freitext-Notizen zu Kontakten, die Felder der Zusatzprofile an Kunden (Ziffer 3), der vor dem Absenden bearbeitbare Auszug für KI-Vorschläge zu einer Nachricht an einen Kontakt (Ziffer 3), das Namensfeld der Namensliste (Ziffer 15), die Felder eines Formulars auf einer eigenen Website des Verantwortlichen, dessen Einsendungen er über die Lead-Schnittstelle übermittelt (Ziffer 3) – insbesondere dessen Nachrichtenfeld –, die im Umfrage-Modus der Funnel-Seite frei formulierbaren Fragen, Antwortoptionen und Freitext-Antwortfelder sowie das Bild, das er einem Schritt seiner Onboarding-Vorlage beifügt. Für dieses Bild gilt zusätzlich: Der Verantwortliche nimmt in ein solches Bild – regelmäßig ein Bildschirmfoto – keine personenbezogenen Daten Dritter auf und macht entsprechende Stellen vor dem Hochladen unkenntlich. Das gilt hier besonders, weil die Bilddatei bei dem in Ziffer 8 genannten Speicher-Unterauftragnehmer für jeden abrufbar ist, der ihre Adresse kennt, und weil sie bei der Freigabe der Vorlage in die Konten übernehmender Nutzer kopiert wird (Ziffer 3). Der Auftragsverarbeiter gibt weder Fragen noch Inhalte vor und nimmt keine inhaltliche Vorabprüfung vor; mitgelieferte Vorlagen sind unverbindliche Muster ohne rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Welche Datenkategorien über diese Felder tatsächlich erhoben werden, entscheidet damit ausschließlich der Verantwortliche.

Der Verantwortliche weist den Auftragsverarbeiter an, ausschließlich Daten der in Ziffer 4 genannten Kategorien zu verarbeiten. Er verpflichtet sich, über diese Felder keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO (Gesundheitsdaten – einschließlich Angaben zum Hautbild und zu körperlichen Beschwerden wie Hautproblemen, gereizten Augen oder Allergien –, Daten zu rassischer oder ethnischer Herkunft, politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten, Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung) und keine Daten nach Art. 10 DSGVO zu erheben oder erheben zu lassen. Zulässig ist eine solche Erhebung nur, wenn der Verantwortliche zuvor selbst und nachweisbar die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person eingeholt hat (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder ein anderer Erlaubnistatbestand des Art. 9 Abs. 2 DSGVO greift, und er die erforderlichen zusätzlichen Informationen selbst bereitstellt. Die Plattform stellt für eine solche gesonderte Einwilligung keine technische Funktion bereit.

Diese Weisung gilt auch für Angaben über Kunden, die als Merkmal eines Tieres oder einer anderen Person formuliert sind, aber den Gesundheitszustand des Kunden selbst offenbaren (etwa eine Unverträglichkeit des Kunden in einem Zusatzprofil). Angaben zu Tieren eines Kunden – etwa deren Unverträglichkeiten oder Gewicht – sind keine Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO. Erfasst der Verantwortliche über die Zusatzprofile Angaben zu Personen aus dem Umfeld seiner Kunden, insbesondere zu Kindern, prüft er zuvor selbst, ob hierfür eine Rechtsgrundlage besteht – bei Kindern unter Berücksichtigung ihrer besonderen Schutzbedürftigkeit (Erwägungsgrund 38 DSGVO) –, beschränkt sich auf das für seinen Zweck Erforderliche und erfüllt die Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO. Erstellt er zu einem solchen Eintrag eine Grußkarte zum Ehrentag (Ziffer 3), wird der Name des Eintrags jedem offengelegt, der den Link kennt; der Verantwortliche nutzt diese Funktion für Personen aus dem Umfeld seiner Kunden – bei Kindern mit besonderer Zurückhaltung – nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und dies mit dem Kunden abgestimmt ist, und wählt Namen und Feldbezeichnungen so, dass sie keine Angaben im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO offenbaren. Überträgt er einen Interessenten mit Antworten aus dem Umfrage-Funnel in seine Kundenverwaltung – wobei die Antworten stets in den Kundendatensatz übernommen werden (Ziffer 3) – oder übernimmt er einzelne Antworten in ein Zusatzprofil, prüft er zuvor, ob die Weiterverwendung mit dem Zweck der ursprünglichen Erhebung vereinbar ist (Art. 6 Abs. 4 DSGVO), und löscht nicht mehr erforderliche Antworten beim Kunden; enthalten die Antworten Angaben im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO, gilt hierfür die vorstehende Weisung entsprechend. Die übernommenen Angaben unterliegen danach seinen Vorgaben für Kundendaten und werden nicht mehr zusammen mit dem Interessenten gelöscht.

Setzt der Verantwortliche eine öffentliche Seite für Bewerbungen ein, ist er allein für die Einhaltung der insoweit geltenden Vorgaben verantwortlich – insbesondere für die Zulässigkeit der gestellten Fragen (u. a. §§ 1, 7 AGG, § 26 BDSG bei Beschäftigten), für die Rechtsgrundlage und für die fristgerechte Löschung nicht mehr benötigter Bewerberdaten.

Die vom Auftragsverarbeiter nach Ziffer 7 getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sind auf Kontakt- und Vertriebsdaten im vorstehend beschriebenen Umfang ausgelegt und beinhalten keine über den Stand der Ziffer 7 hinausgehenden Maßnahmen für besondere Kategorien personenbezogener Daten. Erhebt der Verantwortliche entgegen dieser Weisung dennoch solche Daten, trägt er hierfür die alleinige datenschutzrechtliche Verantwortung – einschließlich einer etwa erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) – und stellt den Auftragsverarbeiter von Ansprüchen Dritter und von Maßnahmen der Aufsichtsbehörden frei, soweit er den Verstoß zu vertreten hat. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die Ausführung einer Weisung abzulehnen und betroffene Inhalte zu sperren, wenn diese offensichtlich gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).

14. Zusatzmodul „NetBaseChat“: Nachrichten, Kommentare, Lead-Übernahme, Löschung und Grenzen der Plattformen

Verbindet der Verantwortliche im Zusatzmodul „NetBaseChat“ einen eigenen Kanal (eigener Telegram-Bot, eigenes Instagram-Business-Konto bzw. eine eigene, über eine eigene Domain angebundene E-Mail-Adresse), empfängt und speichert der Auftragsverarbeiter die dorthin gesendeten Nachrichten Dritter, um sie dem Verantwortlichen anzuzeigen und ihm das Antworten zu ermöglichen. Verantwortlicher für diese Inhalte ist allein der Nutzer; der Auftragsverarbeiter verarbeitet sie weisungsgebunden und nutzt sie nicht für eigene Zwecke. Nachrichteninhalte werden nicht an KI-Dienste übermittelt.

Kommentare unter Instagram-Beiträgen und private Antwort. Hat der Verantwortliche ein Instagram-Business-Konto verbunden, empfängt und speichert der Auftragsverarbeiter zusätzlich die Kommentare, die Dritte unter den Beiträgen dieses Kontos abgeben (Inhalt des Kommentars, die von Instagram vergebenen Kennungen des Kommentars und des Beitrags sowie Kennung und Benutzername des Verfassers). Der Kommentar wird als Beginn eines Gesprächs mit dieser Person geführt; eigene Kommentare des Kontoinhabers werden nicht gespeichert. Instagram erlaubt auf einen Kommentar genau eine private Antwort per Direktnachricht und nur innerhalb von sieben Tagen; nach dem Versand wird die gespeicherte Kommentar-Kennung gelöscht. Diese Antwort kann der Verantwortliche von Hand schreiben oder durch einen gesondert einzurichtenden Ablauf auslösen lassen, der ausschließlich auf Kommentare reagiert, nur bei einer Übereinstimmung mit einem vollständigen von ihm festgelegten Wort auslöst und sich auf einen einzelnen Beitrag eingrenzen lässt.

Eine solche private Antwort geht an eine Person, die dem Verantwortlichen nicht geschrieben hat. Sie ist elektronische Post; enthält sie Werbung, setzt sie deshalb die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers voraus (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Der Verantwortliche stellt sicher, dass diese Einwilligung vorliegt – in Betracht kommt regelmäßig allein, dass er in dem betreffenden Beitrag selbst zu einem bestimmten Stichwort aufgerufen und dabei erkennbar gemacht hat, wer sich meldet und was zugesendet wird, und dass der Empfänger genau dieses Stichwort kommentiert hat. Er beschränkt den Inhalt der Antwort auf das hiervon Gedeckte, grenzt den Ablauf auf den betreffenden Beitrag ein und hält die Einwilligung nach § 7a UWG nachweisbar fest. Löst ein Kommentar einen Ablauf aus, schreibt der Auftragsverarbeiter dessen Wortlaut (gekürzt auf 500 Zeichen) nebst dem ausgelobten Stichwort und der Kennung des Beitrags als eigenen Eintrag in das nur anfügbare Einwilligungsprotokoll; dieser Eintrag wird fünf Jahre aufbewahrt und überdauert damit das Gespräch. Antwortet der Verantwortliche dagegen von Hand, entsteht kein solcher Eintrag: Der Kommentar unterliegt dann allein den Aufbewahrungs-Obergrenzen dieser Ziffer und ist, soweit er als Nachweis dienen soll, rechtzeitig selbst zu sichern. Der Auftragsverarbeiter kennt weder den Wortlaut des Beitrags noch dessen Reichweite und prüft die Zulässigkeit der Antwort nicht; er stellt allein die technische Möglichkeit bereit.

Übernahme in die Kontaktverwaltung (Lead). Der Verantwortliche kann einen Kommunikationspartner in seine eigene Kontaktverwaltung übernehmen – durch Klick im Posteingang oder automatisiert als Schritt eines von ihm selbst zusammengestellten Ablaufs. Der Auftragsverarbeiter legt dabei auf seine Weisung einen Interessenten-Eintrag an, der ausschließlich den Anzeige- bzw. Benutzernamen, den Kanal als Herkunftsangabe und die kanalbezogene Kontaktangabe enthält (Instagram-Benutzername, E-Mail-Adresse bzw. Telegram-Benutzername als Vermerk); Nachrichteninhalte werden nicht übernommen. Ob, wann und für welche Kontakte diese Übernahme erfolgt, bestimmt allein der Verantwortliche durch die Gestaltung seiner Abläufe; er hat dabei die Erforderlichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und seine Informationspflichten nach Art. 13 bzw. 14 DSGVO gegenüber der betroffenen Person selbst zu wahren. Der Auftragsverarbeiter nimmt hierbei keine Bewertung, Auswahl oder Profilbildung vor; eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden. An eine so übernommene E-Mail-Adresse versendet der Auftragsverarbeiter von sich aus keine Nachrichten; jede Ansprache geht vom Verantwortlichen aus und ist von ihm zu verantworten (für Werbung insbesondere § 7 Abs. 2 UWG). Der Eintrag bleibt von den Aufbewahrungs-Obergrenzen dieser Ziffer unberührt und unterliegt der allgemeinen Löschungsregelung des Verantwortlichen.

Rücknahmen und Bearbeitungen. Meldet die Plattform, dass ein Kommunikationspartner eine Nachricht zurückgenommen hat (Instagram: „unsend“), löscht der Auftragsverarbeiter deren Inhalt – Text und Anhänge – unwiderruflich; erhalten bleibt lediglich ein inhaltsleerer Hinweis „Nachricht zurückgenommen“, damit der Gesprächsverlauf nicht unbemerkt lückenhaft wird. Meldet die Plattform eine nachträgliche Bearbeitung (Telegram), wird der gespeicherte Text durch die neue Fassung ersetzt und die Nachricht als bearbeitet gekennzeichnet; die vorherige Fassung wird überschrieben.

Grenzen der Plattformen (wichtig). Telegram meldet Rücknahmen nicht. Löscht ein Kommunikationspartner dort eine bereits zugestellte Nachricht, erhält weder der Bot des Verantwortlichen noch der Auftragsverarbeiter hierüber eine Mitteilung; die zuvor empfangene Kopie bleibt bestehen. Gleiches gilt für den E-Mail-Kanal: Eine zugestellte E-Mail lässt sich technisch nicht zurückrufen. Ebenso meldet keine der Plattformen das Archivieren eines Gesprächs. Der Auftragsverarbeiter kann eine solche Rücknahme technisch nicht erkennen und schuldet insoweit keine automatische Löschung. Der Verantwortliche wird hierüber zusätzlich in der Oberfläche des Moduls hingewiesen. Verlangt eine betroffene Person die Löschung ihrer Nachrichten, hat der Verantwortliche dies zu prüfen und die Löschung zu veranlassen; der Auftragsverarbeiter löscht einzelne Gespräche oder sämtliche Chat-Daten auf entsprechende Weisung unverzüglich (kontakt@netbaseos.de).

Speicherdauer. Die Speicherdauer der Gesprächsverläufe bestimmt der Verantwortliche; er kann einzelne Nachrichten, Gespräche und Kontakte jederzeit selbst löschen. Ergänzend erteilt er mit diesem AVV die dauerhafte Weisung, die folgenden Obergrenzen durchzusetzen (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO); der Auftragsverarbeiter setzt sie durch einen täglichen automatischen Lauf um, die Löschung erfolgt jeweils mit dem nächsten Lauf nach Fristablauf:

• Gespräche, in denen seit 24 Monaten keine Nachricht mehr ein- oder ausgegangen ist, werden mitsamt allen Nachrichten und Anhängen endgültig gelöscht.
• Kontakte, zu denen danach kein Gespräch mehr besteht, werden ebenfalls gelöscht. Kontakte, die der Verantwortliche als Interessent (Lead) oder Kunde in seine Kontaktverwaltung übernommen hat, bleiben dort unberührt bestehen – der zugehörige Gesprächsverlauf wird gleichwohl gelöscht.
• Das Einwilligungsprotokoll wird fünf Jahre nach Erfassung des jeweiligen Eintrags gelöscht. Ausgenommen sind erklärte Widersprüche gegen Werbung: Sie bleiben gespeichert, weil sie die Sperre gegen weitere automatische Nachrichten tragen (Art. 21 Abs. 3 DSGVO).
• Protokolle beendeter automatischer Abläufe werden nach 90 Tagen gelöscht; laufende Abläufe bleiben unberührt.

Diese Fristen sind Obergrenzen und keine zugesicherte Mindestspeicherdauer. Eine darüber hinausgehende Aufbewahrung schuldet der Auftragsverarbeiter nicht. Benötigt der Verantwortliche Inhalte länger – etwa zur Erfüllung eigener handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO für Handels- und Geschäftsbriefe), zur Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO) oder weil sich die Nachweisfrist des § 7a UWG mit jeder Verwendung der Einwilligung neu berechnet –, hat er sie rechtzeitig selbst zu sichern; für Einwilligungen steht ihm hierfür ein Export zur Verfügung. Unabhängig von den vorstehenden Fristen ist der Verantwortliche gehalten, nicht mehr erforderliche Verläufe im Rahmen seiner Pflicht zur Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) früher löschen zu lassen. Spätestens mit der Löschung seines Kontos werden sämtliche NetBaseChat-Daten (Kanäle, Zugangsdaten, Kontakte, Gespräche, Nachrichten, Ablauf-Protokolle und Einwilligungsprotokolle) vollständig gelöscht.

Verbindung lösen. Löst der Verantwortliche einen Kanal, werden die Zugangsdaten gelöscht und der Nachrichten-Empfang beim Anbieter abgemeldet. Die bis dahin empfangenen Kontakte, Gespräche und Verläufe sowie das Einwilligungsprotokoll bleiben erhalten – Letzteres bewusst, weil es dem Verantwortlichen als Nachweis nach § 7a UWG dient. Ein Löschen dieser Daten erfolgt auf gesonderte Weisung.

Werberechtliche Verantwortung. Der Verantwortliche stellt sicher, dass er Direktnachrichten – einschließlich der privaten Antwort auf einen Kommentar – nur im rechtlich zulässigen Rahmen versendet, insbesondere, dass er für Werbung die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers besitzt (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), diese dokumentiert und fünf Jahre aufbewahrt (§ 7a UWG) und dass er die Nutzungs- und Plattformbedingungen des jeweiligen Anbieters einhält. Das Modul stellt hierfür ein nur anfügbares Einwilligungsprotokoll bereit; die inhaltliche Bewertung, die Aufbewahrung über das Bestehen seines Kontos hinaus sowie die Erfüllung der Betroffenenrechte obliegen dem Verantwortlichen. Der Auftragsverarbeiter haftet nicht für vom Verantwortlichen veranlasste Nachrichten.

15. Namensliste („Kontakt-Spiel“): Erhebung bei Dritten, Rechtsgrundlage und Speicherbegrenzung

Die Plattform stellt dem Verantwortlichen ein geführtes „Kontakt-Spiel“ mit allgemeinen Erinnerungsfragen bereit, zu denen er Namen von Personen aus seinem persönlichen und beruflichen Umfeld notieren kann. Welche Namen er erfasst, entscheidet allein der Verantwortliche; die Fragen sind unverbindliche Gedächtnisstützen ohne rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Der Auftragsverarbeiter speichert ausschließlich die in Ziffer 4 genannten Angaben (Name und Kategorie), sieht die Namen nicht ein (Row-Level Security), wertet sie nicht aus, führt sie nicht mit anderen Daten zusammen, übermittelt sie nicht an Dritte und übergibt sie insbesondere nicht an die KI-Unterauftragnehmer nach Ziffer 8.

Rechtsgrundlage. Der Verantwortliche stellt sicher, dass er für die Erfassung dieser Namen eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO hat; in Betracht kommt regelmäßig sein berechtigtes Interesse an der Vorbereitung der eigenen geschäftlichen Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Abwägung im Einzelfall obliegt ihm. Ihm ist bekannt, dass die Ausnahme für persönliche oder familiäre Tätigkeiten (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO) nicht greift, soweit die Liste – wie hier vorgesehen – der Vorbereitung seiner Vertriebstätigkeit dient.

Informationspflicht bei Erhebung bei Dritten (Art. 14 DSGVO). Die Namen stammen nicht von den betroffenen Personen selbst; diese haben von der Erfassung zunächst keine Kenntnis. Die Pflicht, sie zu informieren, trifft ausschließlich den Verantwortlichen – der Auftragsverarbeiter verfügt über keinerlei Kontaktdaten dieser Personen und kann sie weder benachrichtigen noch die Pflicht für den Verantwortlichen erfüllen. Der Verantwortliche informiert die betroffene Person innerhalb der Fristen des Art. 14 Abs. 3 DSGVO – grundsätzlich binnen eines Monats (lit. a), spätestens jedoch bei der ersten Ansprache (lit. b) – und benennt dabei auch die Herkunft der Daten (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO). Ob im Einzelfall eine Ausnahme nach Art. 14 Abs. 5 DSGVO greift, beurteilt allein der Verantwortliche. Auf ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- oder Widerspruchsverlangen einer genannten Person antwortet der Verantwortliche selbst; der Auftragsverarbeiter unterstützt ihn dabei technisch (Ziffer 6).

Weisung zum Inhalt des Namensfeldes. Der Verantwortliche verpflichtet sich, in das Namensfeld ausschließlich den Namen bzw. eine schlichte Bezeichnung der Person einzutragen und es nicht für weitergehende Angaben zu nutzen – insbesondere nicht für Kontaktdaten, Einschätzungen oder Angaben, die besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO oder Daten nach Art. 10 DSGVO offenbaren würden. Im Übrigen gilt Ziffer 13 entsprechend.

Speicherbegrenzung. Über die Speicherdauer entscheidet im Grundsatz der Verantwortliche: Er kann jeden Eintrag jederzeit selbst löschen und ist gehalten, nicht mehr benötigte Namen im Rahmen seiner Pflicht zur Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) zeitnah zu entfernen. Ergänzend setzt der Auftragsverarbeiter eine Höchstspeicherfrist durch, der der Verantwortliche mit Abschluss dieses Vertrags zustimmt: Ein offenerEintrag, der zwölf Monate nach seiner Erfassung weder in einen Interessenten-Eintrag umgewandelt noch gelöscht wurde, wird durch einen täglichen automatischen Lauf endgültig gelöscht. Ein gesonderter Hinweis vor Ablauf der Frist erfolgt nicht; das Alter jedes offenen Eintrags ist in der Anwendung jederzeit sichtbar. Die Frist ist eine Obergrenze und keine Mindestspeicherdauer und lässt die vorstehende eigene Pflicht des Verantwortlichen unberührt. Die Plattform unterstützt ihn im Übrigen bei der Entscheidung, ersetzt sie aber nicht: Einträge, die länger als 30 Tage unbearbeitet sind, werden ihm als liegengeblieben angezeigt, und je Konto sind höchstens 100 offene Namen möglich. Wandelt er einen Namen in einen Interessenten-Eintrag um, bleibt die Zeile der Namensliste allein zum Schutz vor Doppelerfassung bestehen; sie ist von der Zwölf-Monats-Frist nicht erfasst, weil für den daraus entstandenen Interessenten-Eintrag die Fristen der Kontaktverwaltung gelten. Mit der Löschung des Kontos wird die gesamte Namensliste – einschließlich der bereits umgewandelten Zeilen – vollständig gelöscht (Ziffer 10).

16. Assistenz-Zugänge (Plan Enterprise)

Richtet der Verantwortliche im Plan Enterprise Personen (bis zu zwei, nach individueller Vereinbarung auch mehr), die ihn in seinem eigenen Geschäft unterstützen, einen Assistenz-Zugang zu seinem Konto ein (AGB Ziffer 3), handeln diese Personen auf Seiten des Verantwortlichen als ihm unterstellte Personen im Sinne des Art. 29 DSGVO. Sie sind weder Unterauftragnehmer noch Personal des Auftragsverarbeiters. Der Zugriff einer Assistenz auf Auftragsdaten in den für sie freigegebenen Bereichen – einschließlich des Papierkorbs (Ziffer 6) mit dem Zurückholen und dem endgültigen Löschen von Einträgen – gilt als vom Verantwortlichen veranlasster Zugriff; für ihre Unterweisung, ihre Verpflichtung zur Vertraulichkeit und die Einhaltung seiner Weisungen sorgt der Verantwortliche selbst (Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO).

Als Weisung des Verantwortlichen gelten dabei: (1) die Freischaltung der Auftragsdaten seines Kontos in den freigegebenen Bereichen für die von ihm eingeladenen Assistenzen, solange der Zugang aktiv ist und das Konto den Plan Enterprise hat; (2) der Vermerk, welcher Zugang einen Eintrag (Kunde, Interessent, Kontakteintrag, Termin, Partner-Notiz) angelegt hat, und seine Anzeige im Konto; (3) die Zustellung der Erinnerungen zur Uhrzeit seiner Wiedervorlagen an eine Assistenz per E-Mail bzw. über Telegram, sobald der Verantwortliche dies für diese Assistenz einschaltet – mit demselben Inhalt wie an ihn selbst (Uhrzeit, Namen und hinterlegter Grund), über die in Ziffer 8 genannten Unterauftragnehmer Resend bzw. Telegram und nur, solange die Assistenz der Zustellung per E-Mail nicht selbst widersprochen hat; (4) die Protokollierung der Team-Aktivität: Solange zu seinem Konto mindestens ein aktiver (nicht pausierter) Assistenz-Zugang besteht, dessen Einladung angenommen wurde, und der Plan Enterprise des Verantwortlichen läuft, protokolliert der Auftragsverarbeiter automatisch Aktionen des Verantwortlichen und seiner Assistenzen an Interessenten und Kunden (Anlegen, Löschen, Archivieren und Wiederherstellen, Zurückholen aus dem Papierkorb, Übernahme als Kunde, Importe als Anzahl, Statusänderungen, Änderungen der Zuständigkeit, Eintragen eines Kontakts nur mit dessen Art, Anlegen und Erledigen von Wiedervorlagen, Zusammenführen zweier Einträge mit dem Namen des dabei gelöschten Eintrags) mit den in Ziffer 4 genannten Angaben, zeigt dem Verantwortlichen alle Einträge seines Kontos einschließlich einer Wochenübersicht je Person und jeder Assistenz ausschließlich ihre eigenen Einträge an und löscht jeden Eintrag zwölf Monate nach seiner Entstehung automatisch. Was eine Person lediglich ansieht, wird nicht protokolliert. Sind alle Assistenz-Zugänge pausiert oder endet der Plan Enterprise, endet die Protokollierung; bereits bestehende Einträge bleiben bis zum Ablauf ihrer Frist bestehen. Als Weisung gilt ferner (5): Erstellt eine Assistenz eine Grußkarte (Ziffer 3), die Übernahme einer Kopie ihres beim Zugang hinterlegten Namens in die Karte und seine Anzeige als Absender auf der Kartenseite mit dem Zusatz „im Auftrag von“ und dem Namen des Verantwortlichen, ohne Foto; die Schaltfläche zur Antwort und der Link zum Impressum bleiben die des Verantwortlichen. Auch insoweit ist der Verantwortliche Verantwortlicher; die Abstimmung mit der Assistenz über die Anzeige ihres Namens obliegt ihm. Die Kopie wird mit der Karte gelöscht (Ziffer 3), auch wenn der Assistenz-Zugang zuvor entfernt wurde. Entfernt der Verantwortliche einen Assistenz-Zugang, endet der Zugriff sofort und der Vermerk nach (2) wird gelöscht; die Auftragsdaten selbst bleiben unverändert, und die Einträge nach (4) bleiben bis zum Ablauf ihrer Frist bestehen (die Assistenz wird darin nicht mehr mit Namen angezeigt, ein bei einer Zuständigkeitsänderung vermerkter Name bleibt erhalten). Ebenso bleibt ein Eintrag nach (4) nach dem Löschen des betroffenen Interessenten oder Kunden bis zum Fristablauf bestehen; einzelne Einträge löscht der Auftragsverarbeiter auf Weisung des Verantwortlichen früher, insbesondere wenn dieser einem Löschverlangen einer betroffenen Person nachkommt (Ziffer 6, Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO). Wird das Konto des Verantwortlichen gelöscht, werden die Assistenz-Zugänge und alle Einträge nach (4) mitgelöscht (Ziffer 10).

Für die Protokollierung nach (4) ist der Verantwortliche auch gegenüber seinen Assistenzen Verantwortlicher. Er informiert sie vor der Einladung über die Protokollierung (Art. 13 DSGVO), stellt eine Rechtsgrundlage sicher – bei Beschäftigten unter Beachtung der Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz (Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG) – und beteiligt einen etwa bestehenden Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Er nutzt die Einträge nur für die Organisation seiner Geschäftstätigkeit und die Erfüllung seiner datenschutzrechtlichen Pflichten. Der Auftragsverarbeiter weist eine Assistenz in der Anwendung auf die Protokollierung hin und leitet Anfragen einer Assistenz zu ihren Rechten an den Verantwortlichen weiter; das ersetzt die Information durch den Verantwortlichen nicht.

Name, E-Mail-Adresse und Zugangsdaten einer Assistenz sowie die Angaben zur Verwaltung ihres Zugangs verarbeitet der Auftragsverarbeiter nicht im Auftrag, sondern als eigener Verantwortlicher zur Bereitstellung des Zugangs; ausgenommen ist die Team-Aktivität nach (4), die im Auftrag verarbeitet wird. Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung (Abschnitt 27).